Handleiding OutSmart
KoudSmart
Inhoudsopgave
Inleiding.................................................................................................................................................3
Wat
is
KoudSmart?...............................................................................................................................4
De
cilinders
als
magazijnen.................................................................................................................5
Voorraad
in
cilinder
aanvullen.............................................................................................................6
De
airco’s
als
objecten.........................................................................................................................7
Het
logboek
bij
de
airco’s....................................................................................................................8
Het
registreren
van
F-gassen
vanuit
de
app....................................................................................11
Koudemiddelen
balans
en
-registratie.............................................................................................
12
Vragen?................................................................................................................................................12
> 2
Inleiding
Je gaat aan de slag met KoudSmart! Goed bezig! In deze handleiding vind je alle aspecten van KoudSmart nog eens terug. Het instellen van deze module binnen OutSmart wordt samen met een van onze consultants gedaan. Samen lopen jullie de setup door en zal er ook besproken worden hoe je bijvoorbeeld nieuwe medewerkers een certificeringsnummer kunt geven. Deze handleiding gaat dan ook niet in op hoe je KoudSmart moet instellen, maar hoe je dit het beste kunt gebruiken.
In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan bod: ● Wat is KoudSmart?
> ● De cilinders als magazijnen ● De airco’s als objecten > > ● Het logboek bij de airco’s > > style="width:3.13542in;height:3.55144in" />● Het registreren van > F-gassen vanuit de app ● Koudemiddelen balans en registratie > > 3
Wat is KoudSmart?
Door het gebruik van KoudSmart kan je eenvoudig in een werkbon noteren hoeveel F-gas er is verbruikt of weer is afgetapt uit een installatie. Deze transacties van
F-gassen moeten uiteraard goed geregistreerd worden bij de juiste airco, het daar bijbehorende logboek en in jouw eigen koudemiddelenbalans.
Door per airco in een werkbon de F-gassen te noteren en erbij te vermelden uit of in welke cilinder dit F-gas komt, wordt dit ook op het F-gassen formulier getoond. En doordat je één keer de airco als object aanmaakt, hoef je niet in elk formulier alle installatiegegevens in te vullen. Je koppelt het F-gassen formulier aan het desbetreffende object (airco) en alle gegevens worden correct ingevuld. En daarbij wordt al deze informatie ook geüpload in het online logboek dat iedere monteur vanuit OutSmart of via het scannen van een QR-code kan openen.
KoudSmart is dus een aanvulling op je normale werkbonnen, waardoor je makkelijk je F-gassen registreert.
> 4
De cilinders als magazijnen
Om jouw F-gassen goed te registreren moeten het systeem uiteraard weten hoeveel F-gas je momenteel in je cilinders hebt zitten. En daarvoor moeten de cilinders ook aangemaakt worden in jouw account. De cilinders zijn eigenlijk kleine magazijnen met een voorraad aan F-gas. Daarom maak je de cilinders dan ook aan bij Artikelen \> Magazijnen:
Hier zie je het overzicht van de cilinders die jij al hebt aangemaakt. Om een nieuwe cilinder toe te voegen klik je op de knop ‘Cilinder toevoegen’. Dan kan je het serienummer van de cilinder en het koudemiddel (F-gas) in de cilinder selecteren. Verduidelijk ook het koudemiddel in de omschrijving van de cilinder, zodat je een goed overzicht houdt. Als laatste geef je de huidige voorraad (in kg) van het F-gas in deze cilinder aan.
Wanneer je dat hebt gedaan is de cilinder aangemaakt in OutSmart en kan deze geselecteerd worden binnen een werkbon (zie hoofdstuk Het registreren van
F-gassen vanuit de app).
> 5
Voorraad in cilinder aanvullen
Als de voorraad van de cilinder wordt bijgevuld vanuit een andere grote voorraadtank, dan kan je vanuit de backoffice ook deze transactie registreren, zonder een werkbon hiervoor aan te maken. Dit kan door vanuit de het magazijn de voorraadtank een magazijntransactie aan te maken:
Door hier te klikken op ‘Acties’ \> ‘Magazijn verplaatsing aanmaken’, kom je in het scherm waar je van dit F-gas een transactie kunnen aanmaken vanuit de voorraadtank naar cilinder R22:
Door dit bovenstaande voorbeeld op te slaan, wordt er een transactie van 8 kg R22 geregistreerd vanuit de voorraadtank naar de Cilinder R22.
Het komt natuurlijk ook voor dat je niet zelf de cilinder weer vult, maar dat deze wordt omgewisseld met een nieuwe cilinder. Dan kan je dus een nieuwe cilinder toevoegen aan je magazijnen zoals in het hoofdstuk hiervoor is uitgelegd.
> 6
De airco’s als objecten
Om KoudSmart goed te kunnen gebruiken is het belangrijk dat je de airco’s als objecten aanmaakt. Hierdoor hoef je maar een keer de vaststaande gegevens van een airco te registreren en kan je daarna alle werkzaamheden op deze airco terugvinden. Algemene informatie over de objecten vind je in de handleiding specifiek opgesteld voor objectmanagement.
Doordat je KoudSmart hebt, zijn er enkele velden extra beschikbaar voor de objecten.
Deze velden moet je voor elke airco invullen, want op basis hiervan worden ook de installatiegegevens in het logboek en in het F-gassenformulier ingevuld. Je ziet dat er bij drie velden (Type installatie, Type H(C)FK en PED categorie) een keuze gemaakt kan worden. Mocht jij hier een keuze-optie missen, dan kan je dit bewerken via Instellingen \> (Algemeen) Vrije velden, waar je het desbetreffende vrije veld kunt aanklikken en bewerken.
> 7
Het logboek bij de airco’s
Wanneer de airco als object is aangemaakt, kan je hier een logboek koppelen. Hierdoor kan de informatie van de werkzaamheden (de werkbon, het
F-gassenformulier en de F-gassen-transacties) goed gelogd worden.
Bij elk object vind je de mogelijkheid om een logboek te koppelen:
Mogelijk werk je ook nog met andere objecten dan airco’s, waardoor het een optie is om het logboek te koppelen en geen verplichting. Wanneer het een airco betreft, waar je wel een logboek aan wilt/moet koppelen, dan kan je klikken op de oranje ‘hier’, waarna je wordt doorverwezen naar een logboekpagina:
> 8
Hier heb je de keuze om het logboek voor de installatie te maken door informatie te uploaden, de qr-code te scannen, handmatig toe te voegen of de meest gekozen optie te genereren. Door te genereren wordt de informatie van het object in OutSmart gebruikt voor het object. Als je hierop klikt kom je in de volgende pagina:
Hier kan je zo nodig nog informatie over de klant, jouw bedrijf of de airco aanpassen of aanvullen. Als alles is ingevuld kan je op Toevoegen klikken, waarna het logboek wordt gecreëerd. Dit logboek kan je vanuit de object details (zowel vanuit de backoffice als vanuit de Apple-app) openen:
> 9
Vanuit de OutSmart-app op een Apple-apparaat kan je ook een object aanmaken en koppelen aan een KoudSmart logboek. En als het logboek al bestaat kan deze geopend worden door het object binnen de app te openen en te klikken op ‘Open KoudSmart Logboek’. Binnen de Android-app kan wel een nieuw object gemaakt worden, maar hier kan vanuit de app geen logboek voor gecreëerd of geopend worden.
Wanneer je binnen het logboek klikt op de knop Download kenplaat, dan wordt er een kenplaat gemaakt, die je zelf kunt printen en op de airco kunt bevestigen. Op deze kenplaat staat ook een qr-code, die zowel medewerkers binnen jouw OutSmart-account als installateurs buiten jouw account kunnen scannen om in het
logboek te komen. Daar kunnen zij ook de gevulde of afgetapte F-gassen registreren.
Door bij het Logboek op Toevoegen te klikken, kunnen ze de registratie verwerken en door bij Documenten op toevoegen te klikken, kan een document (werkbon en/of F-gassen formulier) toegevoegd worden.
> 10
Het registreren van F-gassen vanuit de app
Voor een correcte registratie van jouw werkzaamheden aan een airco moeten er enkele zaken ingevuld worden binnen de werkbon vanuit de app:
> 1\. De registratie van de F-gassen in of uit de desbetreffende cilinder > 2. De registratie van de F-gassen op een F-gassen formulier voor het > > desbetreffende object
Deze beide zaken kunnen vanuit de app via een werkbon verwerkt worden. Als je dus een werkbon voor een of meerdere airco’s uitvoert, moet daar op de juiste plek de juiste gegevens komen te staan.
> style="width:2.23958in;height:4.84691in" />1. Allereerst wil je de > registratie van de F-gassen in de cilinders correct bijhouden. Dit doe > je door binnen de app naar de Materialen te gaan. Daar moet je het > desbetreffende F-gas als materiaal aan de werkbon toevoegen. Selecteer > bij het toevoegen uit welke cilinder het F-gas is gehaald, door de > cilinder bij het Magazijn te selecteren. De hoeveelheid F-gas dat erin > of -uit is gegaan noteer je in aantal kg bij het Aantal. > > 11 > > Vervolgens moet je bij Materiaal Type nog aangeven of dit Nieuwbouw, > Retrofit, Lekkage, Correctie, Onderhoud of Ontmanteling betreft. En bij > Object code moet je aangeven voor welke airco deze registratie geldt > (als je binnen die werkbon aan één koelinstallatie werkt, dan hoeft > dit niet ingevuld te worden). > > 2\. Per object kan je een F-gassen formulier KoudSmart toevoegen. Dit > formulier moet je koppelen aan het object (de airco) waar je aan hebt > gewerkt. Door het te koppelen worden automatisch de > installatiegegevens op het formulier al ingevuld. Ook jouw > bedrijfsgegevens en de gegevens van de klant worden automatisch > ingevuld. En doordat je de F-gassen al bij de materialen hebt > geregistreerd, wordt deze informatie ook op het formulier getoond. > > Binnen het formulier kan je nog informatie noteren over: o Standaard > werkzaamheden > > o Resultaten drukbeproeving > > o Resultaten vacumeerprocedure o Document controle > > o Installatie controle o Opmerkingen
Zodra een werkbon vanuit de app wordt verzonden, krijgt deze werkbon de status Compleet. En dit is voor OutSmart de trigger om de informatie in die werkbon over de F-gassen te synchroniseren naar het Logboek en de voorraad F-gas te muteren in de cilinders.
Koudemiddelen balans en -registratie
Regelmatig zal jij als geregistreerd bedrijf een audit krijgen over hoe jij F-gassen verwerkt. Om aan te tonen dat je dit goed bijhoudt, kan je de Koudemiddelen balans en -registratie vanuit OutSmart downloaden. Je registreert alles netjes in de werkbon, waardoor wij voor jou een juiste rapportage kunnen maken.
> 12
Deze rapportage download je bij Rapportages \> Koudemiddelen Registratie. Hier kan je kiezen welke informatie van het object in de rapportage naar voren moet komen:
Als je hier klikt op de knop Zoeken, wordt er een Excel bestand gedownload met alle informatie over de verschillende transacties in jouw cilinders voor de diverse airco’s waar jij aan hebt gewerkt.
Vragen?
Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via
> 13