Handleiding OutSmart Backoffice
Automatisering
Inhoudsopgave
Inleiding.................................................................................................................................................3
Wat
houdt
automatisering
in?.............................................................................................................4
Hoe
stel
ik
een
automatisering
in?.....................................................................................................5
Hoe
zie
ik
dat
een
automatisering
is
uitgevoerd?.............................................................................8
Vragen?.................................................................................................................................................9
> 2
Inleiding
Automatiseringen is een onderdeel binnen OutSmart (Pro), waarmee automatisch een mail verzonden kan worden, een taak aangemaakt kan worden, een werkbonveld kan worden aangepast, en zo nog andere mogelijkheden. Het automatiseringsonderdeel binnen OutSmart kan veel van de standaard handelingen binnen de backoffice wegnemen. In deze handleiding gaan we in op de basis van de automatiseringen. We nemen dus niet elke mogelijke automatisering onder de loep, omdat het anders te uitgebreid wordt. Maar als je ergens niet uitkomt, kan er uiteraard contact met ons opgenomen worden.
Op dit moment is de automatisering van toepassing op diverse onderdelen binnen de software, maar nog niet voor elke module kan een automatisering ingesteld worden. Dit kan in de komende jaren verder uitgebreid worden. Als je dus een onderdeel mist, neem dan gerust contact met Support op om te informeren of er mogelijkheden zijn dit te realiseren.
In dit document komen de volgende onderwerpen aan bod:
> • Wat houdt automatisering in? > > • Hoe stel ik een automatisering in? > > style="width:3.1333in;height:3.55058in" />• Hoe zie ik dat een > automatisering is uitgevoerd? > > 3
Wat houdt automatisering in?
Dankzij automatiseringen hoef jij standaard handelingen niet meer zelf te doen, maar kan OutSmart dit voor je doen. De automatiseringen kunnen heel divers ingezet worden, dus hieronder enkele voorbeelden om het concreet te maken.
> 1\. Als een werkbon naar een gekoppeld boekhoudsysteem is verstuurd, > krijgt die werkbon de status ‘Afgehandeld’. Het kan zijn dat je niet > wilt dat deze werkbon nog in je planbord en lijstweergave komt te > staan, dus archiveer je deze bon. Dit kan handmatig, maar je kunt ook > een automatisering instellen, waardoor de werkbon, zodra deze op > afgehandeld komt te staan, automatisch naar het archief wordt > verplaatst. > > 2\. Als een werkbon compleet wordt gemeld, dan kan automatisch de > reiskm’s als materiaal toegevoegd worden aan de werkbon. Dit kan > berekend worden van het bedrijfsadres naar het adres van de klant en > zo nodig kan daarbij ook de terugreiskm’s aan toegevoegd worden. Zo > hoeft vanuit de app nooit meer het aantal km’s ingegeven te worden en > kan ook nooit vergeten worden om het km-tarief op de werkbon te > zetten, want dit gaat vanzelf. > > 3\. Als je het onderhoud aan een object is uitgevoerd, dan kan op > basis van de automatisering het onderhoudsdatum van het object > aangepast worden naar de uitvoerdatum van de werkbon. > > 4\. Als een buitendienstmedewerker een werkbon de status > ‘Vervolgafspraak nodig’ of ‘Klant niet aanwezig’ heeft gegeven, dan > kan via automatisering een taak aan de planner toegewezen worden om de > werkbon opnieuw in te plannen. Of op basis van de statuswijziging kan > de werkbon teruggezet worden bij In te plannen werk of kan er een > vervolgwerkbon gemaakt worden. > > 5\. Als op een formulier bij een werkbon bij de vraag ‘Welke staat > heeft de motor?’ het antwoord ‘Slecht’ is aangekruist en de werkbon is > compleet gemeld, dan kan er automatisch een vervolgwerkbon aangemaakt > worden, die bij ‘In te plannen werk’ terecht komt.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de mogelijkheden van de automatiseringen. Er zijn nog vele andere opties, dus als je denkt: ‘het zou handig zijn, als…’, kijk dan eens bij automatiseringen of dit te verwezenlijken is.
> 4
Hoe stel ik een automatisering in?
Nu we weten wat je met een automatisering kan, is de volgende vraag natuurlijk: Hoe kan ik dit instellen? De basis hiervoor vind je bij Instellingen \> (Algemeen) Automatiseringen. Als je daarop klikt, dan kom je in een overzicht van de ingestelde automatiseringen:
In bovenstaande overzicht zie je dat er vier automatiseringsregels zijn aangemaakt. Je ziet welke naam deze automatisering heeft gekregen, wat de trigger is (zie verderop in deze handleiding voor meer informatie) en hoe vaak die automatisering al is uitgevoerd.
Rechtsboven het overzicht (niet op bovenstaande afbeelding te zien) staat een oranje knop ‘Toevoegen’. Als je daarop klikt, dan kan je een nieuwe automatisering aanmaken. Je kunt ook een bestaande automatisering aanklikken, om de instellingen van de automatisering aan te passen.
Wanneer je een nieuwe automatiseringsregel aanmaakt zijn er vier onderdelen die je moet instellen:
> 1\. De naam > > Dit is de titel van de automatisering. Deze zal je ook binnen de > werkbon terugvinden bij de statuswijzigingen (zie ook einde van de > handleiding). Het is raadzaam om in de titel dus de kern van de > automatisering te omschrijving. > > 2\. De trigger > > OutSmart heeft een trigger nodig op basis waarvan de automatisering > wordt geactiveerd. Het systeem kan niet iets uitvoeren, zonder dat er > aanleiding voor is. > > style="width:3.52083in;height:1.95556in" />Bij ‘Wanneer’ geef je dus > aan wat de trigger is voor deze automatisering. Dit kan zijn bij > ‘Werkbon aangemaakt’, maar ook ‘Werkbon status wijziging’, ‘Relatie > toegevoegd’ of ‘Werkbon compleet gemeld’. Maar het kan dus ook gaan > over een SLA-beleid op basis van een service contract. > > Je kunt hier wel al zien dat de meeste triggers gebaseerd zijn op de > werkbonnen binnen OutSmart. We hebben bijvoorbeeld nog niet de > mogelijkheid om een automatisering in te stellen op basis van een > offerte. > > 5
> 3\. De voorwaard(en) > > Wanneer de trigger wordt geactiveerd (dus bijvoorbeeld op het moment > dat een werkbonstatus wijziging plaatsvindt), dan zal OutSmart kijken > of een werkbon voldoet aan criteria die binnen een automatisering is > ingesteld. De voorwaarde kan zijn dat de werkbonstatus ‘Klant niet > aanwezig’ is of dat de klant op de werkbon debiteurnummer ‘1004) heeft > of dat op een bepaald formulier bij een bepaalde vraag het antwoord > een waarde heeft hoger dan 8. Maar wat de voorwaarde ook is, je kunt > het instellen bij Criteria: > > 1\. Hier kan je instellen of de werkbon aan één of aan alle criteria > moet voldoen. > > style="width:1.08819in;height:2.9625in" />2. Wat de voorwaarde voor de > automatisering is, stel je hierin. Als je op ‘Status’ klikt, krijg je > een lijst te zien met alle mogelijke velden waar je een voorwaarde > voor in kunt stellen. Afhankelijk van de trigger is de lijst met > voorwaarden anders. Links zie je de lijst met voorwaarden voor > werkbonnen of SLA-beleid en rechts de lijst met voorwaarden voor het > maken of bewerken van een relatie: > > Ook deze lijsten met criteria worden steeds weer uitgebreid. > > 3\. Bij 1. kan aangegeven worden of aan één of aan alle voorwaarden > voldaan moet worden. Je kunt met deze knop dus meerdere criteria > aanmaken. > > 4\. Het is mogelijk dat je de voorwaarden van de automatisering wilt > uitbreiden, waarbij in de ene groep voorwaarden voldaan moet worden > aan één van de criteria, terwijl de andere voorwaarden sowieso > allemaal aan > > 6 > > voldaan moet worden. Dan kan je dus een nieuw filter toevoegen, > waarmee weer nieuwe voorwaarden ingesteld kunnen worden. > > 4\. De actie(s) > > Als bekend is wanneer een automatisering uitgevoerd mag worden > (dankzij de combinatie van de trigger en de voorwaarden), blijft > alleen nog de vraag over wat er dan gedaan moet worden. Dit kan > ingesteld worden bij de actie(s). Ook hiervoor geldt weer dat de > acties voor een werkbon anders zijn dan de acties wanneer een relatie > is aangemaakt. Omdat de acties voor de werkbon het meest uitgebreid > zijn, gaan we daar verder op in. De acties waar je uit kunt kiezen bij > een werkbon zijn: > > style="width:3.35972in;height:3.78333in" />Bij de acties kan gekozen > worden of deze actie altijd uitgevoerd moet worden als bij de werkbon > aan de criteria voldaan wordt of dat dit een eenmalige actie is. > > Vervolgens kan er een keuze gemaakt worden welke actie uitgevoerd moet > worden. De opties zijn in de afbeelding rechts te zien. > > Het is mogelijk om meerdere acties in te stellen. Dus je kunt zowel > een nieuwe taak aanmaken als een e-mail versturen. De volgorde waarin > de acties staan, is ook de volgorde waarin de automatisering de acties > uitvoert > > (boven eerst en onderste actie als laatste). Als je dus eerst een > actie instelt dat er een mail met werkbon verzonden moet worden, en > daarna dat de reiskosten berekend moeten worden, dan is de werkbon in > de mail nog zonder reiskosten.
Per actie is het verschillend wat je voor die actie precies kunt instellen. Logischerwijs moet er bij ‘Verstuur een e-mail’ een e-mailadres ingevuld worden en hoeft dit bij ‘Maak een nieuwe taak aan’ niet. Loop dus de verschillende acties en de daar bijbehorende instellingen door.
Als alle vier de onderdelen van een automatisering zijn ingesteld, kan je rechtsboven in op de oranje knop ‘Opslaan’ klikken. Op dat moment is de automatisering actief!
Er zijn nog wel enkele algemene tips voor het instellen van een automatisering.
> 7
> • Wanneer je een automatisering instelt, is het verstandig om te > testen of deze ook werkt, zoals jij verwacht. Dus maak direct een > testcase aan, zodat je dit kunt uitproberen. > > • Let op: Wanneer je bij een voorwaarde aangeeft dat bijvoorbeeld een > vraag in een formulier niet is beantwoord met ‘Goed’, dan zal de > automatisering ook gaan werken, wanneer deze vraag leeg is gelaten. > Strikt genomen is geen antwoord, namelijk ook niet ‘Goed’. > > • Voor het versturen van e-mails vanuit een automatisering, moet er > een e-mailtemplate zijn aangemaakt. Via Instellingen \> ‘E-mail > templates’ kan een template gemaakt worden onder het kopje > ‘Automatisering templates’. Hier vind je ook de desbetreffende > triggers, waarbij een mail verstuurd kan worden.
Hoe zie ik dat een automatisering is uitgevoerd?
Als je eenmaal een automatisering hebt ingesteld en deze wordt uitgevoerd, dan kan je dat binnen de werkbon terugzien door in de backoffice naar beneden te scrollen naar de statuswijzigingen.
Hier is te zien dat de automatisering is uitgevoerd op 29-01-2021. Doordat deze automatisering de naam heeft ‘Archiveer nadat afgehandeld is’, is direct te zien welke automatisering is uitgevoerd. Ook kan op het oranje deel geklikt worden, waarna de instellingen van de automatisering inzichtelijk worden.
Veel succes met het automatiseren van OutSmart en veel plezier met het gemak dat dit je oplevert!
> 8
Vragen?
Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/.
> 9