Handleiding OutSmart Backoffice - 7 Workflow

Handleiding OutSmart Backoffice

Workflows

Inhoudsopgave Inleiding.......................................................................................................................................................3 Het nut van workflows...............................................................................................................................4 Het maken van een workflow...................................................................................................................5 Mogelijkheden binnen een workflow......................................................................................................6

> 2

Inleiding

Je kunt OutSmart gebruiken voor veel verschillende functionaliteiten, maar de belangrijkste is waarschijnlijk het kunnen invullen van de werkbon via de OutSmart-app. Binnen de app kan je uren en materialen registreren, werkomschrijving en opmerkingen noteren, maar ook informatie voor rapportages invullen op een formulier en objectinformatie inzien en aanpassen.

Hoewel de app zo is gemaakt dat alles overzichtelijk is en je eenvoudig de juiste informatie kan vinden, is het soms nodig om de app-gebruiker te helpen bij het invullen van een werkbon. Via de module ‘Workflows’ (beschikbaar vanaf Pro) kan je een vaste volgorde instellen voor het invullen van een werkbon in de app. Hierdoor kan de medewerker op de app niet anders dan alle stappen binnen de workflow in de werkbon te vullen.

Op de app zijn altijd de ‘Klantgegevens’ en ‘Werkdetails’ van de werkbon te zien, maar de verdere mogelijkheden binnen de werkbon zijn afhankelijk van de ingestelde stappen in de workflow. Het is ook mogelijk om via Tabletinstellingen aan te geven dat klantgegevens en werkdetails wel of niet getoond worden bij een workflow. Daarbij kan ook aangegeven worden of de werkdetails bewerkt mogen worden bij een workflow.

In dit document komen de volgende onderwerpen aan bod:

> • Het nut van een workflow • Workflow maken > > • Mogelijkheden binnen een workflow > > 3

Het nut van workflows

Door het instellen van een workflow creëer je een vastgelegde volgorde van informatievoorziening en -toevoeging waar de app-gebruiker zich aan moet houden.

Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat de monteur eerst de timer voor reizen moet starten (en stoppen), voordat hij de timer voor werken kan starten. En hij kan nog geen foto toevoegen, als de timer voor het werken nog niet is gestart. Door de workflow goed in te richten help je de app-gebruiker dus met het invullen van de werkbon.

Hier is het wel belangrijk om op het volgende te letten: Als in de workflow alleen is toegevoegd dat de app-gebruiker de timer voor werk moet starten en daarna moet stoppen, dan is dat ook het enige dat hij kan doen binnen deze workflow. Als hij dan toch nog een foto wil toevoegen aan de werkbon, dan is dit niet mogelijk, omdat het niet in de workflow is toegevoegd. Het is dus belangrijk dat bij het samenstellen van de workflow goed is nagedacht over eventuele uitzonderingen. Moet de monteur elke keer voorbij de mogelijkheid om foto’s te maken of moet hij de foto (in bovengenoemd voorbeeld) via een andere app op kantoor naar voren laten komen, omdat het maken van foto’s niet in de workflow staat?

De workflows zijn alleen in te stellen voor het invullen van een werkbon op de app. Workflows zijn niet beschikbaar voor een vastgelegd patroon voor werken in de backoffice.

> 4

Het maken van een workflow

Als je naar Bedrijf \> Alle instellingen gaat, vind je hier het blokje ‘WorkFlows’. Door hierop te klikken, kom je in het overzicht van Workflows. In eerste instantie zal dit nog leeg zijn en kan je met de blauwe knop ‘Toevoegen’ rechts bovenin een nieuwe workflow aanmaken.

> 1\. Hier vind je een overzicht van de verschillende stappen die > toegevoegd kunnen worden aan de workflow. Wanneer je een stap > aanklikt, kom je in ‘Stap bewerken’ terecht, waar je specificaties van > de stap kunt aangeven. De uitleg van de diverse mogelijkheden vind je > in het hoofdstuk ‘Mogelijkheden binnen een workflow’. > > 2\. Zodra je een stap bij punt 1 aanklikt, wordt deze toegevoegd aan > de workflow en is dat hier te zien. Je kunt hier de volgorde binnen de > flow aanpassen door de stap te schuiven. > > 3\. Als je wijzigingen hebt gemaakt in de workflow, dan kan je dit > opslaan via de blauwe knop ‘Opslaan’. Wanneer er geen wijzigingen zijn > gemaakt, dan is deze knop niet aan te klikken en staat er ‘Wijzigingen > zijn opgeslagen’. Als je de volledige workflow wilt verwijderen, dan > kan je op de rode knop klikken. Wijzigingen of verwijderen van een > workflow is pas op de OutSmart-app actief, wanneer de app is > gesynchroniseerd. > > 4\. Hier kan je de naam van de flow aanpassen. Belangrijker nog is dat > je bij ‘Type werkzaamheden’ kunt instellen voor welke type > werkzaamheden deze workflow gebruikt wordt. Het kan bijvoorbeeld zo > zijn dat bij type werkzaamheid ‘Installatie’ wel reisuren > geregistreerd moeten worden, terwijl dit voor type werkzaamheid > ‘Onderhoud’ niet nodig is. Dan kan je dus verschillende workflows > maken en aan de juiste werkzaamheid koppelen. Als er maar een workflow > nodig is voor alle werkzaamheden, selecteer hier dan alle type > werkzaamheden. > > Let op: als je bij twee verschillende workflows dezelfde type > werkzaamheid selecteert, zal de app niet weten welke workflow gebruikt > moet worden, dus is de kans zeer groot dat de app en de workflow niet > naar behoren werkt. > > 5

Mogelijkheden binnen een workflow

Er zijn veel verschillende stappen in een workflow te zetten, want er zijn veel mogelijkheden binnen een werkbon. In de afbeelding hiernaast zie je de verschillende opties, zoals deze ook in de Workflow Editor staat. Elke optie kan een label en een omschrijving krijgen. Het label is te zien in het overzicht van de workflow als de titel van die stap. De omschrijving is te zien als je bij de stap ben aangekomen (in de iOS-app) of te zien door te klikken op het oranje uitroepteken in het overzicht (in de Android-app).

De verschillende opties binnen een workflow staan hieronder uitgewerkt:

Klant: Met deze stap kan de leveringsrelatie en/of de factuurrelatie van deze werkbon aangepast worden. Het hoeft niet aangepast te worden, maar het is mogelijk. Als je alleen wilt dat de medewerker ziet wie de klant is, dan hoef dit niet in de workflow, want dit is inzichtelijk via de klantgegevens.

Timer: Met de ‘Timer’ kan je de monteur een timer laten starten. In de workflow kan ingesteld worden dat de timer wordt gestart of gestopt voor werken of voor reizen. Wanneer je een timer start, is het dus ook nodig om ergens een stap toe te voegen om deze timer te stoppen.

> style="width:2.02569in;height:2.15708in" />In de instellingen van deze > stap kan je aangeven of de uren automatisch toegevoegd moeten worden > bij stoppen. Dit houdt in dat de uren die door deze timer zijn > vastgelegd direct als urenregel aan de werkbon worden toegevoegd. Als > je deze optie niet aanzet, dan zal na het stoppen nog de mogelijkheid > ontstaan om de uren te wijzigen (begin- of eindtijd, datum, > medewerkers en skills). > > Ook kan je aanvinken dat deze stap ‘Mag overgeslagen worden’. Hierdoor > kan de timer gestart worden, maar is dit niet verplicht. De > app-gebruiker kan dus ook door met de

volgende stappen van de werkbon, zonder de timer te starten.

Documenten: Als er bijlagen aan de werkbon zijn toegevoegd, dan kunnen die in de workflow voorbijkomen via deze stap. De documenten zijn overigens ook inzichtelijk via Werkdetails.

Let op: In de Android-app is het ook mogelijk om binnen de workflow documenten toe te voegen aan de werkbon. In de iOS-app kan dit alleen via Werkdetails.

Commentaar: Hier kan commentaar/opmerkingen ingevuld worden op de werkbon. Via de instellingen van deze stap kan je aangeven hoeveel karakters minimaal ingegeven moeten worden. Op deze manier kan je dus verplichten dat er iets wordt ingevuld in het commentaar. Als het minimale aantal karakters niet wordt ingevuld is deze stap niet verplicht en kan de app-gebruiker door naar de volgende stap, zonder commentaar ingevuld te hebben.

> 6

Formulieren: Met deze stap komt de app-gebruiker in het overzicht van de, aan de werkbon toegevoegde, formulieren. Vanuit de app kan via deze stap ook nog andere formulieren toegevoegd en eventueel verwijderd worden.

Vast formulier: Hiermee kan een bepaald formulier in de flow naar voren gebracht worden. Als het bijvoorbeeld nodig is dat een vragenlijst voorafgaand aan het starten van de reis ingevuld moet worden, dan kan je deze stap in de workflow zetten voordat de timer starten reis in de app wordt gezet. In de instellingen van de stap kan je selecteren dat formulier X in deze stap ingevuld moet worden. Let op: je kunt hier alleen formulieren selecteren die een code hebben (zie hiervoor Handleiding OutSmart Backoffice – 5. Formulieren).

Review: Wanneer je het Klanttevredenheidsonderzoek binnen OutSmart hebt ingesteld, dan kan je binnen deze stap de klant een review laten geven. Binnen de instellingen van deze stap kan je aanvinken of dit een verplichte stap is of niet.

Let op: Deze stap is alleen beschikbaar binnen de Android-app, dus niet vanuit de iOS-app.

Uren: Met deze stap krijgt de app-gebruiker een overzicht van de reeds toegevoegde urenregels binnen deze werkbon. Ook kunnen hier nieuwe urenregels toegevoegd worden of regels aangepast en/of verwijderd worden.

Handtekening: Hier kan een handtekening van de klant gezet worden. Als de handtekening verplicht is (via Bedrijf \> Alle instellingen \> Tabletinstellingen is dit in te stellen), dan kan je niet naar de volgende stap in de workflow, totdat er iets bij de handtekening is ingevuld.

Overzicht: Hier kan je een overzicht naar voren laten komen, waarin de werkomschrijving, materialen, uren en foto’s getoond kunnen worden. Je kunt in de instellingen aangeven wat van deze vier opties wel en niet getoond moet worden.

Verzenden: Door deze stap toe te voegen verzend je de werkbon naar het kantoor. Op basis van het verzenden is de werkbon dus compleet gemeld in de backoffice en kan de werkbon niet meer aangepast worden vanuit de app. Zorg dus dat je dit als laatste onderdeel in de workflow zet.

Project: Met deze stap is het mogelijk om een project te koppelen aan de werkbon of om het projectnummer, -naam en -omschrijving van het reeds gekoppelde project te zien. In de instellingen van deze stap kan aangegeven worden dat er verplicht een project geselecteerd moet worden voor de werkbon.

Werkbon status: Met deze stap geef je de app-gebruiker de mogelijkheid om de werkbonstatus van de werkbon aan te passen. De werkbonstatussen kunnen vanuit de backoffice aangemaakt worden. Meer informatie over de werkbon status is te vinden in de ‘Handleiding OutSmart Backoffice – 1. Werkbonnen maken en plannen’.

> 7

Werkomschrijving: Bij deze stap komt de werkomschrijving van de werkbon naar voren. Deze kan hier ook bewerkt worden. In de instellingen van deze stap kan aangegeven worden dat er een minimaal aantal karakters ingevuld moet worden. De app-gebruiker moet dan zorgen dat de werkomschrijving minimaal x aantal karakters heeft. Als de omschrijving vanuit de backoffice al meer karakters bevat, dan hoeft er dus niet nog extra karakters aan toegevoegd te worden.

Foto(s): Hier kan je zorgen dat er foto’s worden gemaakt bij de werkbon. Bij de instellingen van deze stap moet aangegeven worden hoeveel foto’s er minimaal en hoeveel foto’s er maximaal gemaakt moeten worden. Als dat niet is aangegeven, dan kan de app er niet goed mee omgaan. Je kunt meerdere keren de stap foto’s laten terugkomen, waarbij je per stap kunt aangeven hoeveel foto’s er minimaal en maximaal in die stap gemaakt moeten worden.

Ook is het mogelijk om aan te geven dat er verplicht commentaar/opmerking bij de foto’s ingevuld moet worden.

Materiaal: Bij deze stap kan de app-gebruiker materialen toevoegen aan de werkbon. Als er vanuit de backoffice al materialen aan de werkbon zijn toegevoegd, kunnen deze hier eventueel verwijderd of extra toegevoegd worden.

In de instellingen kan ook een standaard materiaal geselecteerd worden, die bij deze stap sowieso al aan de werkbon wordt toegevoegd.

Geschiedenis: Via deze stap wordt de geschiedenis van de klant levering/ klant factuur/ werkadres/ object/ project/ extern projectnummer zichtbaar. Welke geschiedenis er getoond wordt is afhankelijk van de instellingen van deze stap in de backoffice. Dus alle andere werkbonnen die bij deze klant zijn gemaakt kunnen bekeken worden. Let op: hier is de pdf van de werkbon inzichtelijk, dus als daarvoor is ingesteld dat de materialen niet getoond worden op de pdf, dan is dit ook niet inzichtelijk binnen de geschiedenis.

E-mail: Hier kunnen de e-mailadressen waar de werkbon naartoe gestuurd wordt, gecontroleerd worden. Binnen de Android-app kan er ook een e-mailadres aangepast worden. Dit is niet mogelijk binnen de iOS-app.

Objecten: Bij deze stap kan de app-gebruiker de objecten bekijken die aan de werkbon gekoppeld zijn. Als er geen objecten gekoppeld zijn dan kan de app-gebruiker er zelf een toevoegen of maken.

Vrije velden: Hier kunnen vrije velden voor de werkbon ingevuld worden (vrije velden zijn aan te maken via Bedrijf \> Alle instellingen \> Vrije velden). In de instellingen van deze stap kan aangegeven worden welk vrij veld of welke vrije velden hier ingevuld moeten worden. Er kan ook ingesteld worden of een of meer van de vrije velden verplicht ingevuld moet worden.

Op basis van dit document kunt u aan de slag met het creëren van workflows voor uw buitendienst! Als er naar aanleiding van het maken van een workflow vragen zijn, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/. Veel plezier en succes met het gebruik van de workflows!

> 8