Handleiding OutSmart Backoffice - 6 Offertes

Handleiding OutSmart Backoffice

Offertes

Inhoudsopgave Inleiding.................................................................................................................................................3 Nieuwe offertes maken........................................................................................................................4 Terugkoppeling van de klant...............................................................................................................7 Offerte overzicht.................................................................................................................................10 Instellingen offertes...........................................................................................................................11

> Lay-out.............................................................................................................................................11 > > Schema............................................................................................................................................13 > > Communicatie..................................................................................................................................15 > > Offerte > nummering...........................................................................................................................17

Van offerte naar werkbon..................................................................................................................18 Vragen?...............................................................................................................................................18

> 2

Inleiding

Binnen OutSmart kan je offertes maken, zodat je een opdracht aan een klant kunt voorleggen voor een bepaalde prijs. De offertes bestaan uit calculatieregels (materialen/uren/overige), een omschrijving en een debiteur.

Elke offerte koppel je aan een offerte-schema, waarin je gespecificeerd hebt wat in de omschrijving komt te staan, welke mails er (automatisch) verzonden wordt naar de klant en hoe de offerte er uitziet.

In deze handleiding gaan we dieper in op de offerte-module binnen OutSmart.

> 3

Nieuwe offertes maken

De offertes vind je in de menubalk bij Offertes . Hier heb je meerdere mogelijkheden om aan te klikken:

Je kunt naar het ‘Offertes’, waar je een overzicht van alle offertes krijgt. Als je een overzicht wilt van alleen de ‘Concept offertes’, ‘Verzonden offertes’, ‘Geaccepteerde offertes’, ‘Afgewezen offertes’ of ‘Verlopen offertes’, dan klik je aan welk overzicht je wilt inzien. Met de knop ‘Filters’ kan je de filteren en zoeken in het gekozen overzicht.

In dit deel van de handleiding staan we stil bij de optie ‘+ Offerte aanmaken’.

Bij het maken van een nieuwe offerte krijg je onderstaand scherm te zien:

> 1\. Om een offerte te maken moet dit uiteraard gericht zijn aan een > klant/relatie. Dit is dan ook een verplicht veld om in te vullen. Deze > klant moet bekend zijn in het CRM binnen OutSmart. Als je een offerte > maakt voor een nieuwe relatie, dan klik je bij het Klant veld op Begin > met typen en kan je vervolgens via ‘+ Nieuwe toevoegen’ een nieuwe > klant aanmaken. > > Ook kan je de offerte aan een project koppelen. Hierbij geldt ook dat > het project al moet zijn aangemaakt binnen OutSmart. > > De offertedatum kan hier ook ingevoerd worden, maar deze staat > standaard op de dag van vandaag. Vanaf deze datum wordt ook geteld > naar de vervaldatum van de offerte. > > In het vak ‘Uw referentie’ kan van alles ingevuld worden. Dit kan een > onderwerp zijn, maar kan ook een aanvraagnummer zijn. > > Zo nodig kan de offerte ook aan een object gekoppeld worden of het > > 4 > > afleveradres/werkadres afwijkend gemaakt worden van de klant aan wie > de > > style="width:0.24262in;height:0.1998in" />offerte wordt gestuurd. Dan > kan je met het moersleuteltje rechts bovenaan de optie aanvinken dat > je een van deze informatievelden wilt toevoegen aan de offerte. > > 2\. Hier kan een omschrijving van de offerte worden beschreven. Op > basis van het offerte schema (zie punt 5) kan automatisch al een > standaardtekst gebruikt worden. Deze standaardtekst kan vervolgens > aangepast worden, zodat het voldoet aan de specificaties van de > desbetreffende offerte. Deze tekst is nog op te maken via de knoppen > boven de tekst. > > 3\. Een offerte bestaat uit een of meerdere calculatieregels. Deze > kunnen gevuld worden met materialen uit het materialenoverzicht binnen > OutSmart. Door dit te gebruiken wordt automatisch de eenheid en prijs > ingevuld. Ditzelfde geldt voor het toevoegen van arbeids-/reisuren aan > de offerte. > > Het is ook mogelijk om een calculatieregel te maken met een onbekend > materiaal of uursoort. Zo kan je bijvoorbeeld aangeven dat de offerte > gaat over het uitvoeren van een werkzaamheid, zonder dat de specifieke > materialen en uren benoemd worden. In elke regel moet in ieder geval > een omschrijving, aantal, prijs per stuk en btw-percentage ingevuld > zijn. > > Achter het vakje ‘Omschrijving’ staat een tekstballonnetje. Daarmee > kan een notitie bij die calculatieregel gemaakt worden. Deze notitie > kan een uitleg van het product of werkzaamheid bevatten. > > Mocht er een calculatieregel tussen staan die verkeerd is of die toch > niet nodig is, dan kan deze verwijderd worden met het kruisje > achteraan de regel. Ook kan de volgorde aangepast worden door te > klikken en te slepen via de drie streepjes vooraan elke > calculatieregel. > > Je kunt met de knop ‘Tekst regel toevoegen’ een regel plaatsen die > enkel tekst en geen prijs bevat. > > 4\. Als er meerdere calculatieregels op de offerte moeten staan, dan > kan je een nieuwe regel maken, door op een van deze knoppen te > klikken. > > 5\. Er kunnen meerdere offerte-schema’s gemaakt worden binnen OutSmart > (zie hiervoor het hoofdstuk ‘Instellingen offertes’). Voor elk schema > kunnen instellingen gemaakt worden voor lay-out, standaardtekst van > omschrijving, btw-percentage, geldigheid, standaard bijlages en > e-mail-communicatie. Door hier te kiezen voor welk schema deze offerte > betreft, activeer je de bovengenoemde instellingen. Daarnaast kan voor > een specifieke offerte ook nog een afwijkende geldigheid worden > ingevuld. > > 6\. Hier zie je een ‘Logboek’, waarin genoteerd wordt door wie en > wanneer de offerte is opgesteld, wanneer de offerte definitief is > gemaakt, en wanneer deze geaccepteerd of afgewezen is. Bij > ‘Communicatie’ kan je zien welke e-mails automatisch verzonden zijn > naar de klant. > > Als het nodig is om nog extra documenten toe te voegen als bijlage aan > de offerte, dan kan dit via ‘Documenten’ toegevoegd worden. > > Er kan ook een taak aan de offerte gekoppeld worden, die dan > toegewezen kan worden aan een collega die ook in de backoffice van > OutSmart inlogt.

Wanneer alle informatie in de offerte staat, kan deze worden opgeslagen, via de oranje knop ‘Opslaan’ rechtsboven in het scherm. Zodra je hebt opgeslagen is de offerte in het overzicht van offertes terug te vinden onder de status ‘Concept’. Zodra

> 5

je een concept-offerte opent, kom je weer in bovenstaand scherm met een verschil. Rechts bovenin staat niet alleen de knop opslaan, maar er zijn meer knoppen bijgekomen:

Via de knop ‘Verzenden’ kan je de offerte van status ‘Concept’ naar status ‘Verzonden’ zetten. Dit kan op twee manieren, namelijk door de offerte ‘Handmatig’ te verzenden of via OutSmart, per ‘E-mail’. In beide gevallen wordt de offerte op status ‘Verzonden’ gezet, maar als je voor ‘Handmatig’ kiest is het nog aan jou om de offerte bij de klant te krijgen. Als je kiest voor de optie ‘E-mail’, dan wordt de offerte vanuit OutSmart gemaild naar de klant.

Met de knop ‘Exporteren’ kan bekeken worden hoe het ‘PDF bestand’ van de offerte er uitziet. De lay-out hiervan is afhankelijk van de instellingen van de offertes. Meer informatie hierover vind je in het hoofdstuk ‘Instellingen offertes’. Daarnaast kan de offerte online bekeken worden. Afhankelijk van de gebruikte e-mailtemplate ontvangt de klant een link om de offerte online te accepteren. Via de knop ‘Bekijk online’ wordt inzichtelijk wat de klant via de ontvangen link ziet.

Met de knop ‘Overig’ kan de offerte gekopieerd (‘Dupliceren’) worden, waardoor er een nieuwe concept offerte wordt gemaakt. Hierin kan je weer alles aanpassen dat nodig is. Ook kan je hier kiezen voor ‘Verwijderen’, waardoor de concept-offerte verwijderd wordt.

> 6

Reactie van de klant

Wanneer een offerte is opgeslagen en klaar is om naar de klant op te sturen, kan deze verzonden worden. De klant ontvangt een e-mail met de offerte als pdf in de bijlage én een link naar de offerte. Deze offerte is online te accepteren of te herzien.

Ze krijgen dan het volgende te zien:

> 1\. De offerte kan als pdf gedownload worden, maar ook bijlage bij de > offerte (zowel specifieke bijlage met uitleg of tekeningen/foto’s als > standaard bijlagen zoals algemene voorwaarden) kunnen hier gedownload > worden. Deze bijlagen kunnen ook al bij de mail met de link als > bijlage toegevoegd zijn. > > 2\. Hier is de offerte te zien. Standaard informatie van jouw bedrijf, > logo, gegevens van de klant en van de offerte kunnen getoond worden. > Als je op deze pagina naar beneden scrolt, ziet de klant de > calculatieregels en het bedrag van de offerte. Als de offerte uit > meerdere pagina’s bestaat, kan met de pijltjes rechts bovenin de > volgende pagina bekeken worden. Uiteraard is de offerte lay-out aan te > passen, zodat de opmaak van de offerte er anders uitziet. Meer > informatie hierover staat in het hoofdstuk ‘Instellingen offertes’. > > 3\. De klant kan online de offerte accepteren of herzien. > > \- Offerte herzien: Door op ‘Herzien’ te klikken, komt er een scherm > waarin de klant een opmerking kan plaatsen. Als deze opmerking wordt > > 7

> ingediend, is de offerte afgewezen en komt in OutSmart de offerte ook > op status ‘Afgewezen’ te staan. In het logboek is dan een notitie met > de opmerking te vinden, waardoor jij de offerte kunt herzien (via de > knop ‘Overig’). Daarna moet de herziene offerte opnieuw opgeslagen en > verzonden worden. > > \- Offerte accepteren: Door op de knop ‘Accepteren’ te klikken, kan de > klant een handtekening zetten. Hierbij moet ook zijn naam ingevuld > worden en wordt automatisch het IP-adres en de datum gelogd. > > Hier geldt ook dat als de offerte is geaccepteerd, dat de status van > de offerte wijzigt naar ‘Geaccepteerd’ en dat de handtekening van de > klant en de eventuele opmerking is te zien in het logboek van de > offerte. > > \- Het is ook mogelijk om de offerte te annuleren, waardoor de offerte > ook weer status ‘Afgewezen’ krijgt. Dit doe je door in de > offerte-pagina helemaal naar beneden te scrollen, waar de knop > ‘Annuleren’ staat. Ook hier kan de klant een opmerking plaatsen en > moet de annuleren bevestigd worden.

Mocht een klant niet in de gelegenheid zijn om de offerte online te accepteren, maar telefonisch doorgeven dat hij akkoord gaat, dan kan binnen de offerte in OutSmart, deze op geaccepteerd gezet worden. Dit kan via de knop ‘Overig’, en vervolgens te klikken op ‘Accepteren’. Wanneer je dit doet, komt in het logboek te staan dat de offerte is geaccepteerd, met de datum en tijd erbij en de naam van de OutSmart-gebruiker die de offerte op geaccepteerd heeft gezet.

> 8

Het kan dan ook wenselijk zijn om een notitie binnen de offerte te maken, om aan te geven dat deze op basis van een telefoongesprek is geaccepteerd. Een notitie kan je maken bij de log van de offerte. Daar kan je op het plusje klikken en vervolgens kiezen voor ‘Notitie toevoegen’. De notitie die je hier

maakt is ook weer te zien in het logboek.

> 9

Offerte overzicht

Alle offertes kan je Offertes terugvinden. Hier is een overzicht te vinden van de offertes (concept, verzonden, geaccepteerd, etc.). Deze tabel met gegevens is aan te passen via het moersleuteltje rechts boven de tabel. Hier kan je aangeven welke kolommen je inzichtelijk wilt hebben.

Het overzicht kan specifieker gemaakt worden door te filteren. Zoals in de afbeelding hiernaast te zien is kan je op veel verschillende factoren filteren. Je kunt op offertenummer, referentie, debiteurnummer of -naam filteren, maar ook de status van de offerte of een bereik van offertedatum kan op gezocht worden.

Wanneer je via Relaties eerst de debiteur opzoekt, kan je ook daar in de klantkaart een overzicht krijgen van de offertes die bij die klant zijn gemaakt. Zo heb je altijd inzichtelijk wat er bij een klant speelt.

> 10

Instellingen offertes

Om de offerte-module van OutSmart goed te kunnen gebruiken moeten de instellingen goed staan. Door naar Offertes te gaan, kan je rechts bovenin (naast de knop om een nieuwe offerte te maken) op een oranje knop met tandwieltjes klikken, waarna je bij de offerte-instellingen komt. De instellingen vind je uiteraard ook bij Instellingen \> (Templates) Offerte templates.

De instellingen voor offertes zijn te verdelen in twee onderwerpen, namelijk:

> \- de lay-out van de pdf van de offertes: hoe ziet de pdf eruit en wat > wil ik hierop laten zien aan de klant? > > \- het schema van een offerte: Welke standaardtekst wordt in de > omschrijving van de offerte gebruikt? Wat voor automatische mails > verstuur ik naar de klant? Welk btw-tarief kan gebruikt worden voor > deze offerte? Welke standaard bijlagen voeg ik toe aan de offerte? > Welke lay-out moet binnen dit schema gebruikt worden?

Lay-out

In eerste instantie is er binnen jouw account een standaard lay-out en een standaard schema. Deze kan je bewerken, maar je kunt er ook lay-outs en schema’s aan toevoegen. Het is hierbij belangrijk om te weten dat je per schema één lay-out kunt koppelen, dus als je meerdere lay-outs gebruikt, moet je ook meerdere schema’s gebruiken. Het is echter wel mogelijk om meerdere schema’s te gebruiken, waar steeds dezelfde lay-out voor gebruikt wordt.

Wanneer je bij de instellingen onder het kopje ‘PDF Layouts’ achter Standaard klikt op ‘Bewerken’, dan krijg je het volgende scherm te zien:

> 11

> 1\. Hier kan je deze specifieke lay-out een naam geven. Op basis van > deze naam zie je de lay-out ook terug in de schema-instellingen. Het > is dus handig om hier een herkenbare naam van te maken. > > 2\. In dit veld zie je de opbouw van de pdf. Elke term tussen haakjes > is een verwijzing naar gegevens van de offerte of de debiteur. Als je > de term met haakjes en al verplaatst komt deze informatie dus ergens > anders op je pdf te staan. Of als je het verwijdert, is deze > informatie überhaupt niet te zien. > > Je kunt ook zelf standaard tekst toevoegen aan de pdf of via het > knopje ‘Parameter invoegen’ een verwijzing naar informatie toevoegen. > > In het overzicht onderaan de pdf zie je enkele totaalprijzen staan. > Als je bijvoorbeeld de rij met korting niet in dit overzicht getoond > wilt hebben, dan kan je deze rij selecteren en verwijderen. > > 3\. Via de knop ‘Broncode’ kan de code achter de lay-out inzichtelijk > gemaakt worden. Wanneer je kennis hebt van HTML-code, kan je deze code > aanpassen of verwijderen en jouw eigen codering hierin plakken. Let > hier uiteraard wel op dat de verwijzingen bekend moeten zijn binnen > OutSmart. (Tip: als je meerdere pdf-layouts maakt, maar wel een > soort standaard hebt, maak dan eerst de standaard en kopieer de > broncode hiervan. Deze kan je dan eenvoudig in de broncode van een > tweede lay-out plakken, waarna je alleen nog maar kleine aanpassingen > hoeft te doen.) > > 4\. Als wijzigingen eenmaal zijn opgeslagen kunnen deze niet meer met > een druk op de knop ongedaan gemaakt worden. Je kunt wel alle > wijzigingen verwijderen en teruggaan naar de standaard lay-out. Dit > doet je door op de knop ‘Selecteer uit catalogus’ en het standaard > template te kiezen.

In de vorige afbeeldingen bij punt 2 staat onder de tabel met Offertenummer twee verwijzingen staat: \[QUOTATION_DESCRIPTION\] en \[QUOTATION_LINES\]. De description verwijst naar de omschrijving die bij de offerte is ingevuld (zie hoofdstuk ‘Nieuwe offertes maken’ punt 2). De tag met lines verwijst naar de calculatieregels die op de offerte staan.

Voor de calculatieregels kan ook ingesteld worden wat je wel en niet wilt laten zien, door verder te scrollen onder de Offerte layout. Daar staat het volgende:

Door de kolommen aan te vinken, worden deze kolommen ook getoond op de pdf. Je kunt schuiven met de kolommen als je de positie wilt wijzigen. Ook is het mogelijk om de titel van een kolom aan te passen, bijvoorbeeld door de titel van de kolom ‘Prijs per stuk’ aan te passen naar ‘Stuksprijs’. Dit doe je door dubbel te klikken op het woord dat je wilt wijzigen.

Als in een calculatieregel een notitie is toegevoegd (zie punt 3 bij ‘Nieuwe offertes maken’) en deze wil je tonen op de offerte, dan moet ‘Toon notitie als regel’ aangevinkt zijn.

> 12

Onder de kolommen vind je nog de mogelijkheid om een afbeelding te uploaden voor een header en een footer. Dit kan met een jpg-bestand en het is raadzaam om een bestand te gebruiken dat even breed is als een A4.

Schema

Elke offerte koppel je aan een schema en hiermee geef je de offerte bepaalde instellingen. Net als bij de lay-out is er een standaard schema voor de offertes. Deze standaard kan je aanpassen en/of een nieuw schema aanmaken. Door op ‘Bewerken’ te klikken achter het desbetreffende schema kom je in het volgende scherm:

> 1\. Hier kan je aangeven hoe het schema heet bij de Titel. Ook kan je > aanvinken of dit schema als standaard gebruikt moet worden. Dit houdt > in dat dit schema bij een nieuwe offerte gebruikt wordt. Bij die > offerte kan dan uiteraard alsnog een ander schema gekozen worden. > > Het BTW-percentage dat je hier invult wordt gebruikt voor de artikelen > en uursoorten die worden toegevoegd binnen deze offerte. Dit is handig > als je onderscheid maakt tussen particuliere of zakelijke offerte. Als > een artikel of uursoort een afwijkend BTW-percentage moet krijgen, dan > kan je dat per > > 13 > > calculatieregel nog aanpassen. > > De Werkbon PDF Layout die je hier kiest, bepaalt bijvoorbeeld welk > logo en welke bedrijfsgegevens op de offerte komt. > > De Offerte PDF Layout bepaalt welke lay-out van de offerte bij dit > schema gebruikt wordt. > > Bij Valuta heb je de mogelijkheid om een offerte te creëren in een > andere valuta. Hierdoor krijgen de bedragen het desbetreffende > valuta-teken. > > 2\. Bij Omschrijving is de standaard omschrijving voor de offerte te > vullen. Hier kan dus een template gemaakt worden, waardoor je in de > daadwerkelijke offerte alleen nog maar specifieke informatie hoeft in > te vullen. Via de knoppen boven het tekstveld kan ook de opmaak nog > aangepast worden. Onder de omschrijving vind je de mogelijkheid om > standaard-materialen aan de offerte toe te voegen. Wanneer je een > offerte maakt en dit schema kiest, dan worden direct de > standaard-materialen aan de offerte toegevoegd. > > 3\. Als direct vanuit de offerte een factuur gemaakt moet worden, dan > kan hier de omschrijving van de factuur gemaakt worden, met eventueel > een verwijzing naar de offerte via een offertenummer. Dit kan je > selecteren bij ‘Parameter invoegen’. Het factureren via OutSmart wordt > niet verder omschreven in dit deel van de handleiding. > > 4\. Hier kan een omschrijving gemaakt worden voor in de werkbon, > wanneer je de offerte omzet naar een werkbon (via Overig \> > Uitvoeren). Ook hier kan verwezen worden naar de offerte en is het > mogelijk om de offerte omschrijving automatisch mee te nemen in de > omschrijving van de werkbon. Ook kan je hier aangeven welk type > werkzaamheid er gebruikt moet worden bij de werkbon die gemaakt wordt > uit een offerte vanuit dit schema. > > 14

Communicatie

Als je offerte is opgesteld moet deze uiteraard ook nog bij de klant terecht komen. Dit kan per e-mail, door te verzenden vanuit de offerte. De mail die dan wordt opgestuurd kan opgesteld worden via Instellingen \> E-mail templates. Daar kan je verschillende templates opstellen (en ook aangeven of er een intern e-mailadres is dat in de bcc meegenomen moet worden, bijvoorbeeld als de offerte is geaccepteerd of afgewezen). Op basis van deze templates kan je in het schema de communicatie instellen. Als je in het scherm van de schema-instellingen naar beneden scrolt, krijg je onderstaande te zien:

> 1\. Hier kan je de template kiezen dat gebruikt moet worden voor de > communicatie vanuit dit schema. De mail zonder template bevat > overigens geen link om de offerte online te accepteren, dus > kies hier altijd een template. > > 2\. Hier zie je de ‘Offerte verzonden’ mail zoals die vanuit dit > schema verzonden wordt. Hier kan nog iets in de tekst worden > aangepast. Als op de knop ‘Volgende stap’ wordt geklikt, kom je in het > template voor de eerste herinnering. Hier vind je verder op in dit > hoofdstuk meer informatie. > > 3\. Hier geef je de standaard geldigheid van de offertes van dit > schema aan. Als het aantal dagen verlopen is, dan krijgt de offerte de > status ‘Verlopen’. > > 4\. De statussen van de offerte (zoals het voorbeeld hierboven genoemd > over ‘Verlopen’) kunnen automatisch bijgewerkt worden. Als de offerte > geaccepteerd is, krijgt de offerte automatisch de status > ‘Geaccepteerd’. Als dit > > 15

> niet is aangevinkt, dan moet handmatig de status van de offerte > veranderd worden, door middel van het versturen van het bijbehorend > e-mail template. > > style="width:1.59792in;height:0.73194in" />5. Hier kan je bijlagen > toevoegen die altijd toegevoegd moeten worden aan de offerte van dit > schema. Voor elke bijlage kan > > aangegeven worden of het een interne bijlage is of dat deze alleen in > de mail of alleen online zichtbaar is of dat de bijlage zowel online > als in de mail is toegevoegd. Let > > op: de standaard bijlagen zie je niet als je de offerte maakt. Deze > worden pas toegevoegd bij verzending. Uiteraard kan je nog wel > specifieke documenten extra als bijlage toevoegen. Ook hiervoor kan je > aangeven of deze intern zijn of op welke manier de klant ze kan zien.

Wanneer je op de knop ‘Volgende stap’ klikt, ga je naar het volgende scherm, waarin de eerste herinnering ingesteld kan worden.

> 1\. In deze balk is inzichtelijk in welk deel van de communicatie je > zit. Je ziet een oranje streep onder ‘Eerste herinnering’ staan, want > je bent in het scherm voor de instellingen van de eerste herinnering. > Afhankelijk van het aantal dagen dat je bij de geldigheid en bij punt > 5 invult, wijzigt het dagnummer achter de herinneringen. Je ziet hier > dus ook dat drie herinneringen ingesteld kunnen worden en een mail > voor akkoord of afwijzing van de offerte. > > 2\. Hier kan weer het e-mailtemplate gekozen worden dat je wilt > gebruiken voor de eerste herinnering. > > 3\. In dit deel kan je de tekst van de mail aanpassen. Ook kan je via > de opmaak de tekst nog wijzigen. > > 16

> 4\. Als je dit aanvinkt, dan wordt de herinnering automatisch > verzonden. Als je dit niet aanvinkt, zal de eerste herinnering niet > automatisch verzonden worden, maar is dit wel handmatig vanuit de > offerte te versturen (via de knop ‘Verzenden’ en vervolgens het > desbetreffende template te kiezen). > > 5\. Hier kan je het aantal dagen instellen. Vanaf het moment dat de > offerte is verzonden gaat de teller lopen en als er (in dit geval) 10 > dagen voorbij zijn, dan wordt de status van de offerte omgezet naar > ‘Eerste herinnering’ en als bij punt 4 is aangevinkt dat deze mail > automatisch verzonden mag worden, dan wordt de mail naar de klant > gestuurd.

Bovenstaande stappen zijn hetzelfde voor de tweede en derde herinnering. Je kunt er dus ook voor kiezen om de eerste herinnering wel automatisch te laten versturen, maar de tweede niet. Op het laatst kan nog de template ingesteld worden voor als de offerte geaccepteerd of afgewezen is. Deze templates worden sowieso verzonden bij acceptatie of afwijzing van de offerte, dus hier kan niet gekozen worden voor wel of niet versturen.

Offerte nummering

De offertes krijgen automatisch een nummer toegewezen. Deze nummers zijn niet handmatig in te voeren, maar je kunt wel het format van de nummering aanpassen. Dit doe je via Instellingen \> (Algemeen) Gegevensnummering. Hier kan de automatische nummering van diverse onderdelen aangepast worden, maar voor de offertes gaan we naar ‘Offerte nummering’:

In de bovenste twee regels vind je wat het eerstvolgende nummer is voor de concept-offertes. De regel daaronder gaat het eerstvolgende offerte-nummer. De reeks is te resetten met het knopje aan het einde van de regel. Als je daarop klikt gaat het weer terug naar 1. Dit is niet weer terug te zetten.

In de derde regel kan het standaard voorvoegsel van de offertenummering aangepast worden. Dit kan bestaan uit cijfers, letters en tekens.

In het voorbeeld helemaal onderaan zie je dat het eerstvolgende offertenummer ‘2019-00014’ is. Als je in de vierde regel aangeeft dat het aantal voorloopnullen 3 moet zijn, dan wordt het eerstvolgende offertenummer ‘2019-013’

> 17

Van offerte naar werkbon

Als de klant de offerte heeft geaccepteerd, kan de offerte omgezet worden naar een werkbon. Dit doe je door rechts bovenin op de oranje knop ‘Overig’ te klikken en daar te kiezen voor ‘Uitvoeren’. Dan wordt direct uit de offerte een werkbon gemaakt.

In deze werkbon staan de calculatieregels uit de offerte als materialen op de werkbon. Als je dus uren hebt meegerekend in de offerte, dan is het handig om deze van de werkbon te verwijderen, zodat de daadwerkelijke uren op de werkbon geregistreerd kunnen worden. Afhankelijk van de instellingen in het schema krijgt de werkbon een bepaald type werkzaamheid en is de omschrijving van de werkbon gevuld met informatie uit de offerte.

Binnen de offerte is in het logboek ook te zien dat de offerte is omgezet naar een werkbon:

Hier kan je ook klikken op het werkbonnummer, waarna je naar die werkbon gaat. In de werkbon zie je ook in de statuswijzigingen (onderaan in de werkbon) dat deze werkbon is gegenereerd vanuit een offerte. In de werkbon kan je ook klikken op de offerte en kom je weer in de offerte terecht.

Vragen?

Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/.

> 18