Handleiding OutSmart Backoffice - 5 Formulieren

Handleiding OutSmart Backoffice

Formulieren

Inhoudsopgave Formulieren...........................................................................................................................................3 Formulieren maken..............................................................................................................................4 De mogelijkheden voor formulier-items.............................................................................................6

> Header > ...............................................................................................................................................6 > > Tekst veld / > Numeriek........................................................................................................................6 > > Tijd / Datum tijd / > Datum.....................................................................................................................7 > > Aanvinkblokjes...................................................................................................................................7 > > Keuzerondjes / Dropdown > lijst............................................................................................................7 > > Handtekening.....................................................................................................................................8 > > Foto....................................................................................................................................................8 > > Tabel..................................................................................................................................................8 > > Volgorde > items.................................................................................................................................10

Lay-out formulier................................................................................................................................11 Formulier in de werkbon....................................................................................................................13

> Formulier standaard toevoegen bij type werkzaamheid > ..................................................................13 > > Formulier inzien in een complete werkbon > ......................................................................................13

Vragen?...............................................................................................................................................13

> 2

Formulieren

Bij het uitvoeren van de werkzaamheden door de buitendienst is het vaak erg handig als de monteur een formulier vanuit de app kan invullen. Bij een formulier kan je bijvoorbeeld denken aan een checklist waarbij aangevinkt moet worden of alles wel is uitgevoerd. Maar een formulier kan ook een certificaat zijn dat je aan de klant kan overhandigen, waarin diverse waarden van een controle vermeld staan en een object is goed- of afgekeurd.

In dit onderdeel van de handleiding vind je meer informatie over hoe je vanuit de backoffice een formulier kunt maken, kunt koppelen aan een werkbon en hoe je het kunt bewerken.

Als je hiermee aan de slag gaat, is het advies om na het maken van een formulier deze eerst te testen in de app, zodat je weet wat de monteur te zien krijgt. Wanneer een formulier is aangepast, moet de app eerst gesynchroniseerd worden, voordat het vernieuwde formulier beschikbaar is op de app.

> 3

Formulieren maken

Om een formulier te kunnen gebruiken, moet deze eerst gemaakt worden. Dit doe je via Instellingen \> (Templates) Formulieren.

> 1\. Hier vind je het overzicht van je reeds gemaakte formulieren. Door > hier op de knop ‘Wijzig’ achter het formulier te klikken, kan je een > formulier openen en aanpassen. Als je het formulier niet gebruikt, dan > kan je deze verwijderen, door te klikken op de rode knop ‘Verwijder’ > > 2\. Als je een nieuw formulier wilt maken, dan vul je hier de naam van > het nieuwe formulier in en klik je op ‘Opslaan’. Vervolgens opent een > nieuw scherm, waarbij je de items op het formulier kunt instellen (zie > volgende screenshot). Via de knop ‘Template kiezen’ kan je een vooraf > aangeschaft template selecteren. Dit is met name van toepassing op de > koudetechniek, voor formulieren voor het registreren van F-gassen. > Deze module is aan te schaffen via de Licentiemanager. > > 4

> 1\. Hier vind je een overzicht van de verschillende mogelijkheden aan > type vragen die je kunt stellen. Door op een van de oranje velden te > klikken wordt een item van dat type toegevoegd aan het formulier. > Vervolgens kun je het item specificeren. Hier gaan we in het volgende > hoofdstuk dieper op in. > > 2\. Hier kan je het formulier een code geven of de naam van het > formulier aanpassen. Elk formulier moet een code krijgen. > > Via Template kan eventueel een (eigen gemaakte) HTML-code ingevoegd > worden, waarmee de vormgeving van het formulier toegepast kan worden. > Voor meer informatie hierover is het raadzaam om informatie bij onze > support-afdeling op te vragen. > > 3\. Je kunt het type formulier selecteren. Hier is de keuze uit > Standaard of Intern. Een standaardformulier kan worden toegevoegd aan > de PDF van de werkbon, zodat deze ook naar de klant verzonden kan > worden. Een intern formulier zal nooit worden toegevoegd aan de > werkbon die naar de klant verzonden wordt. Ook kan hier aangegeven > worden of bij het invullen van een formulier verplicht een object > geselecteerd moet worden. > > 5

De mogelijkheden voor formulier-items

Header

Als je het item ‘Header’ kiest, kan je een header in je formulier maken. Dit is als het ware een hoofdstuktitel binnen het formulier, waarmee je eenvoudig de vragen kunt categoriseren. Dit is zowel voor op de pdf als in de app praktisch. Binnen de app zorgt een header er zelfs voor dat de onderliggende vragen verborgen blijven (wanneer het vinkje Inklapbaar is aangevinkt), totdat de header wordt aangeklikt. Dit geeft in een lang formulier een prettig overzicht.

Voor de header maakt het niet uit of verplicht wel of niet zijn aangevinkt. De verplichting van de onderliggende items is per item in te stellen.

Met het vinkje Dupliceerbaar stel je in dat alle vragen onder deze header vanuit de app gedupliceerd kunnen worden. Hiermee kunnen deze vragen dus nogmaals beantwoord worden (bijvoorbeeld als deze vragen ook voor een tweede onderdeel ingevuld moeten worden of als je twee foto-items in het formulier zet, maar vanuit de app blijkt dat voor die opdracht vier foto’s gemaakt moeten worden).

Tekst veld / Numeriek

Als je het item ‘Tekst veld’ kiest kan je een open vraag stellen in het formulier. Hier kan zowel tekst als cijfers ingevuld worden. Dit veld kan je verplicht maken, waardoor dit veld ingevuld moet worden voordat de werkbon waar dit formulier aan is gekoppeld afgerond kan worden. Daarbij kan je een tekstveld ook de optie geven dat het ‘Multiline’ is. Hiermee geef je aan dat antwoord meerdere regels lang mag zijn. Wanneer de monteur op het formulier op enter klikt, gaat hij dan ook niet naar de volgende vraag, maar maakt hij een nieuwe regel aan binnen het antwoord van deze vraag.

Numeriek is ongeveer hetzelfde als een tekstveld, met het verschil dat hier alleen cijfers als antwoord gegeven kan worden. Uiteraard kan er wel een . of -teken ingevuld worden. Een numerieke vraag kan niet multiline gemaakt worden.

> 6

Tijd / Datum tijd / Datum

Als je het item ‘Tijd’ kiest kan de monteur een tijd noteren. In de app krijgt hij dan dus de mogelijk om een begin- of eindtijd te noteren. Ook is het mogelijk om een datum te laten noteren, bijvoorbeeld als op het formulier genoteerd moet worden wanneer het volgende onderhoud gepleegd moet worden. Dan krijgt de monteur in de app een kalender te zien, waarop een datum geselecteerd kan worden. Het item ‘Datum tijd’ is een combinatie van datum en tijd die genoteerd moet worden.

Aanvinkblokjes

Als je het item ‘Aanvinkblokjes’ kiest, dan kan je een vraag stellen waarin de buitendienstmedewerker enkele vooraf ingestelde opties kan of moet aanvinken. Als ‘Verplicht’ is aangevinkt, dan moeten alle opties aangevinkt zijn voordat de monteur de werkbon kan afronden. Als dit niet is aangevinkt, dan is het niet verplicht om alles aan te vinken.

Je kunt via de knop ‘Optie toevoegen’ meer opties maken. Via het rode minnetje achter de optie kan deze verwijderd worden. Voor de optie kan je een vierkantje aanvinken. Hiermee geef je aan dat standaard die optie al aangevinkt staat. Hierdoor hoeft

de monteur dit vanuit de app zelf niet meer aan te vinken. Let op: als je alles aanvinkt, dan is de vraag dus al ingevuld, dus kan de monteur de werkbon afronden, zonder daadwerkelijk deze vraag zelf beantwoord te hebben, ook al is het item verplicht.

Keuzerondjes / Dropdown lijst

Als je het item ‘Keuzerondjes’ kiest, dan kan je een vraag stellen met vooraf ingestelde antwoorden. Van deze antwoordopties kan er door de monteur maar één optie gekozen worden als antwoord. De verplichting en het toevoegen en/of verwijderen van opties werkt hetzelfde als bij het item aanvinkblokjes.

Het item ‘Dropdown lijst’ werkt hetzelfde als het item keuzerondjes, maar op de pdf van het formulier komt het er anders uit te zien. Bij het item keuzerondjes worden alle opties

getoond, maar is er een rondje gevuld voor de optie die is gekozen door de monteur. Bij het item dropdown lijst wordt alleen de vraag en de door de monteur gekozen opties getoond.

Op het formulier komt de vraag volgens het type ‘Keuzerondjes’ er als volgt uit te zien:

> 7

Op het formulier komt de vraag volgens het type ‘Dropdown lijst’ er als volgt uit te zien:

Handtekening

Als je het item ‘Handtekening’ kiest, kan hier een handtekening gevraagd worden van bijvoorbeeld de monteur of de klant. Het is ook mogelijk om het item ‘Handtekening’ twee keer in het formulier toe te voegen, als je van zowel de handtekening van de monteur als die van de klant op het formulier wilt hebben. Ook hiervoor kan weer aangegeven worden of het item verplicht is of niet.

Foto

Als je het item ‘Foto’ kiest, kan er in het formulier een foto gemaakt worden. In de titel van dit item kan je aangeven waarvan de foto gemaakt moet worden. Als er binnen een formulier meerdere foto’s nodig zijn, dan moet het item ‘Foto’ dus meermaals worden toegevoegd. De buitendienstmedewerker kan binnen het formulier niet meer foto’s toevoegen dan dat er Foto-items zijn.

Het is mogelijk om een default foto te uploaden in het formulier. Hierdoor wordt standaard deze afbeelding getoond op het formulier. De buitendienstmedewerker kan deze foto verwijderen en zelf een foto toevoegen.

Tabel

Als je het item ‘Tabel’ kiest, kan er binnen het formulier een tabel ingevuld worden. Je kunt bij Naam de titel van de tabel invullen. Bij ‘Oriëntatie’ kan gekozen worden uit ‘Verticaal’ of ‘Horizontaal’. In de horizontale oriëntatie zijn de opties de kolomkoppen en in de verticale oriëntatie zijn de opties de namen van de rijen.

Onder kolommen kunnen de verschillende kolommen of rijen gevuld worden. Via de knop ‘Optie toevoegen’ kan een nieuwe kolom/rij gemaakt worden.

> 8

Als je op de knop ‘Waardes invullen’ klikt, kan je vast eerste waardes van de kolommen/rijen vullen. Wanneer je op deze knop klikt krijg je onderstaande te zien (in horizontale oriëntatie):

> style="width:4.76389in;height:2.96042in" />Hier kan je meerdere rijen > toevoegen en waardes invullen. Let op: wanneer de tabel verplicht > is en je vanuit hier al een waarde invult, dan is de tabel al gevuld > en krijgt de monteur geen melding meer dat het formulier niet compleet > is.

Tekst alinea (weergave)

Als je het item ‘Tekst alinea’ kiest, dan kan je een alinea aan tekst op het formulier zetten. Standaard staat het vinkje aan bij ‘Verberg op PDF’, waardoor de tekst alleen zichtbaar is voor de monteur op de app. Maar als je dit vinkje uitzet, dan kan de tekst ook op de PDF getoond worden, waardoor je informatie op het formulier aan de klant kunt tonen.

> 9

Volgorde items

Wanneer je items toevoegt aan een formulier, dan komen deze in het formulier te staan. Links staat dan het overzicht van de verschillende mogelijke items die je kunt toevoegen. Rechts vind je het overzicht van de items die op dat moment in het formulier staan. Dit ziet er als volgt uit:

Als je op een item klikt, dan kan je dit item bewerken, doordat er links meer informatie over dat item komt te staan. Dit is gelijk aan de informatie bij het aanmaken van dit item.

Je hebt ook de mogelijkheid om de volgorde van de items aan te passen. Dit kan eenvoudig door het item dat je wilt verplaatsen te slepen naar de plek op het formulier waar je het wilt hebben. Dit is dan zowel de volgorde waarin de vragen op de app worden gesteld, als de volgorde waarin de vragen op de PDF naar voren komen.

Met het rode minnetje achter een item kan je dit item verwijderen. Met het plusje kan een kopie van het item gemaakt worden. Deze kopie komt na het oorspronkelijke item te staan. Het gekopieerde item kan je vervolgens uiteraard weer aanpassen door het aan te klikken.

> 10

Lay-out formulier

Je kunt de lay-out van het formulier aanpassen. Dit doe je via de PDF-instellingen (Instellingen \> (Templates) PDF instellingen. Als je dus gebruik maakt van meerdere PDF-instellingen, dan moet je per PDF-instelling zorgen dat de formulier-instellingen gelijk staan.

Ook is het belangrijk om te weten dat een formulier aansluitend op de werkbon getoond kan worden of dat het als losse bijlage naar de klant verzonden kan worden. Als het formulier aansluitend op de werkbon in hetzelfde document gezet moet worden, dan moet je onder het kopje ‘PDF-instellingen’, bij ‘Indeling’ \> ‘Formulieren’ (zie onderstaande afbeelding) een het oogje aan laten staan en het vinkje aanzetten bij Formulier tonen.

Hier kan ook aangegeven worden hoeveel kolommen een formulier heeft. Als hier bijvoorbeeld 2 wordt aangegeven, dan worden de items in een formulier in twee kolommen weergegeven op de pdf. Dit kan het voor een klant overzichtelijker maken. Ook worden de foto’s op een formulier op deze manier kleiner weergegeven.

Als in de PDF-instellingen links onder in het vinkje ‘Geavanceerde instellingen’ aanstaat, dan kan je ook het hoofdstuk Formulieren bekijken. Daar zijn nog enkele instellingen te maken.

Wanneer je een vinkje zet achter ‘Headers tonen’ dan worden de headers die in een formulier staan getoond op de PDF. Als er geen vinkje achter staat, dan is deze header alleen zichtbaar op de app.

Door een vinkje te zetten achter ‘Foto omschrijving tonen’ wordt de omschrijving van die aan een foto is toegevoegd ook getoond op de pdf.

Door een vinkje te zetten achter ‘Algemene informatie tonen’, wordt de monteur en de uitvoerdatum en -tijd op de pdf van het formulier gezet. Let op: dit is de datum en

> 11

tijd zoals de werkbon is gepland, dus als de monteur een uur later is gestart, staat dit niet op het formulier.

Door een vinkje te zetten achter ‘Adres gegevens tonen’ worden de adresgegevens van de klant getoond. Het is mogelijk om zowel het werkadres als het factuuradres te tonen bij de adresgegevens, maar dit is afhankelijk van de instellingen die je hebt ingesteld bij de PDF-instellingen onder het kopje ‘Werkbon Layout’

Let op: De vinkjes ‘Algemene informatie tonen’ en ‘Adres gegevens tonen’ gelden overigens alleen wanneer het formulier los van de werkbon wordt gedownload. Als de PDF van het formulier aan de PDF van de werkbon vast zit (dus het is een bestand), dan wordt deze informatie niet getoond.

Je kunt het formulier koppelen aan een object binnen OutSmart, waardoor het formulier ook terug te vinden is bij het object en vanuit de app in de geschiedenis van de app. Via de PDF-instellingen bij ‘Formulier’ kan je ook instellen of en hoe het gekoppelde object op de PDF van het formulier wordt getoond.

Om het object te tonen, vink je dat aan achter ‘Object tonen’. Vervolgens kies je een template hoe je dit object wilt tonen. Je kunt kiezen uit twee versies en eventueel kan je in de HTML-code die in het template verschijnt aanpassen hoe bepaalde velden genoemd worden of andere tags toevoegen.

> 12

Formulier in de werkbon

Formulier standaard toevoegen bij type werkzaamheid

Het is mogelijk om een formulier standaard toe te voegen aan een werkbon, door het formulier toe te voegen aan een type werkzaamheid. Als je bijvoorbeeld het type werkzaamheid ‘Onderhoud’ gebruikt, dat dan automatisch het formulier ‘Onderhoud’ wordt toegevoegd. Dit kan je doen door via Instellingen \> Type werkzaamheden, het desbetreffende type werkzaamheid te openen en het formulier te selecteren dat je nodig hebt.

Formulier inzien in een complete werkbon

Als een werkbon eenmaal compleet is gemeld (en het formulier dus is ingevuld), kan je vanuit de backoffice de werkbon openen. Als je een stukje naar beneden scrolt, vind je naast de werkomschrijving een vak genaamd

Formulier. Door op de naam van het formulier te klikken opent de pdf van het formulier zich, met de antwoorden die zijn ingevuld vanuit de monteur. Als je op ‘WORD’ klikt opent het formulier zich in een Word-document.

Vanuit de backoffice bestaat ook de mogelijkheid om het formulier te beantwoorden. Dit kan via de knop ‘EDIT’, waarna het volgende scherm opent:

> style="width:4.59097in;height:3.74514in" />Hier kan je de diverse > vragen beantwoorden of specifiek voor deze werkbon vast een deel > invullen. Ook is het mogelijk om antwoorden eventueel te bewerken > (bijvoorbeeld spelfouten aanpassen). Door op ‘Formulier opslaan’ te > klikken pas je het formulier aan met de nieuw ingevoerde gegevens.

Vragen?

Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/.

> 13