Handleiding OutSmart Backoffice
Materieel plannen en doorbelasten
Inhoudsopgave
Materieel
...............................................................................................................................................3
Materieel
aanmaken.............................................................................................................................4
Materieel
inplannen
bij
een
werkbon.................................................................................................6
> Vanuit de > werkbon:............................................................................................................................6 > > Vanuit het > planbord:...........................................................................................................................7
Materieel doorbelasten op een werkbon ...........................................................................................8 Vragen?.................................................................................................................................................9> 2
Materieel
Het materieel dat jouw bedrijf inzet voor een opdracht, wil je graag kunnen inplannen, maar mogelijk ook doorbelasten aan de klant. Dit is mogelijk binnen OutSmart, door het aanmaken van materieel en dit materieelstuk op het planbord te zien.
Materieel valt binnen OutSmart onder dezelfde categorie als objecten, namelijk bij de Assets. Veel informatie over de materialen komt dan ook overeen met de informatie van de objecten. In dit document komt dan ook vooral de informatie aan bod die een materieelstuk uniek maakt ten opzichte van een object, namelijk het tonen van een materieelstuk op het planbord en het toevoegen van een tarief aan het materieel.
> 3
Materieel aanmaken
Om een van jullie materieelstukken toe te voegen aan OutSmart ga je naar Assets \> Materieel, waarna je in een overzicht komt van de materieelstukken die reeds bestaan in OutSmart. Om een nieuwe te maken, klik je op de blauwe knop ‘Toevoegen’ rechts boven het overzicht.
> 1\. Wellicht herken je dit van het maken van een object, want dit is > helemaal hetzelfde. Alleen is de relatie niet in te voeren, want het > materieel is van jullie bedrijf en is niet gekoppeld aan een klant. Je > kunt hier een foto toevoegen aan het materieelstuk, zodat eenvoudig te > zien is wat voor materieel het is. > > 2\. Hier vul je een unieke code en omschrijving van het materieelstuk > toe. Dit zijn de verplichte velden van het materieel.
Je kunt nog meer informatie kwijt over het materieelstuk. Dit gaat om hetzelfde soort informatie als bij een object, namelijk merk, type, model, serienummer, locatie, garantiedatum en 20 vrije velden.
Onder aan de pagina vind je een overzicht over het tarief en de categorie van het materieelstuk. Op de volgende pagina zie je hoe dit er uit ziet:
> 4
> 1\. Dit vinkje moet aanstaan, zodat bekend is dat het aan te maken > ‘object’ materieel is. > > 2\. Als je wilt dat dit materieelstuk ook op het planbord komt te > staan, moet het zijn toegewezen aan een materieel categorie. Om een > materieel categorie aan te maken moet je naar Bedrijf \> Alle > instellingen \> Materieel categorie. Hier kan je diverse categorieën > toevoegen. Door meerdere materieel categorieën te maken komen de > materieelstukken in verschillende groepen op het planbord te staan. > > 3\. Als je het materieel ook wilt kunnen doorbelasten aan de klant, is > het nodig om hier een tarief te koppelen aan het materieelstuk. De > tarieven zijn materialen die je hier dus kunt koppelen aan het > materieel. Via doorbelasten kan je aangeven welke werkperiode het > materieel doorbelast dient te worden en dit komt dan bij de materialen > op de werkbon te staan. > > Daarbij kan ook een minimaal aantal minuten aangegeven worden. > Hierdoor kan een minimumtarief voor het materieel eenvoudig > doorgevoerd kunnen worden.
Uiteraard kan er ook een template aangemaakt worden voor een materieelstuk. Als je dit graag gebruikt (bijvoorbeeld als je veel dezelfde soort materieelstuks hebt), dan kan je het vinkje aanzetten bij template. Daarna kan je het template selecteren, door naast de blauwe knop ‘Toevoegen’ op het pijltje te klikken en het juiste template te kiezen.
> 5
Materieel inplannen bij een werkbon
Je materieel wil je uiteraard bij een werkbon kunnen inplannen, zodat de buitendienstmedewerker ziet welk materieel mee moet met de opdracht. Maar natuurlijk ook zodat je op je planbord kunt zien dat het materieel is gereserveerd voor een bepaalde tijd. Dit kan op twee manieren, namelijk vanuit het maken van de werkbon of vanuit het planbord.
Vanuit de werkbon:
Vanuit de werkbon kan je bij het tabje ‘Werknemer’ ook materieel kiezen (wanneer er materiaal is gemaakt). Hier kan je vanuit het vak ‘Begin met typen…’ zoeken op basis van code en/of omschrijving van het materieel. Zodra je het benodigde materieel aanklikt wordt deze gekoppeld aan de werkbon. Hier kan je meerdere materieelstukken koppelen aan de werkbon.
Het is ook mogelijk om via het trechtertje te zoeken in de materieelstukken, zodat je een filtering te zien krijgt. Voer de code, omschrijving, serienummer, type, merk en/of model in en klik op ‘Zoeken’, waarna de filtering tevoorschijn komt.
Via het plusje kan je eventueel een nieuw materieelstuk toevoegen. Door hierop te klikken kom je in het scherm waar je alle gegevens van het materieel kunt invullen.
> 6
Vanuit het planbord:
Door met de rechtermuisknop op een werkbon op het planbord te klikken, kan je materieel aanklikken. Hierdoor opent rechts naast het planbord een overzicht van de materieelstukken die gekoppeld zijn of kunnen worden aan de werkbon.
> 1\. Hier kan je zoeken naar het materieel dat je wilt koppelen aan de > werkbon. De lijst die je vervolgens bij 2 ziet is gebaseerd op jouw > zoekterm. Je kunt hier alleen zoeken op code en omschrijving. > > 2\. Hier is het overzicht van de materieelstukken die zijn aangemaakt > in OutSmart. Als je een materieel aanvinkt, en klikt op opslaan, dan > wordt dit gekoppeld aan de werkbon. > > Via de groene balk kan je zien of het materieel nog beschikbaar is. > Wanneer het rood is, dan is het (deels) niet beschikbaar. Door met je > muis over het rode stuk te gaan, zie je welke tijd het materieel al > bezet is.
Op het planbord is vervolgens te zien dat het materieel is gekoppeld aan de werkbon. Het materieel dat is toegekend aan een materieel categorie staat op het planbord onder de medewerkers. Gepland materieel zie je doordat er een notitie bij het desbetreffende materieel komt te staan met informatie over de werkbon. Dit ziet er als volgt uit:
Wanneer een werkbon wordt verschoven schuift de planning van het materieel ook mee als een schaduw.
> 7
Materieel doorbelasten op een werkbon
Bij het inzetten van materieel, is het eenvoudig om de kosten door te belasten aan de klant. Wanneer de werkbon compleet is teruggekomen in de backoffice, open je de werkbon. Je ziet dan bijvoorbeeld dat er door de medewerker ruim drie en een half uur is geregistreerd als werkperiode.
Dan kan je in de werkbon (rechts naast de handtekening) het materieel dat gekoppeld is zien. Daar staat ook de knop ‘Materieel doorbelasten’. Als je daarop klikt opent het volgende scherm:
> style="width:8.17083in;height:4.17492in" />1. Hier vind je de > materieelstukken die gekoppeld zijn aan de werkbon. Het kan zo zijn > dat er meerdere materieelstukken aan een werkbon zijn gekoppeld. Dan > kan hier eventueel onderscheid gemaakt worden tussen het materieel dat > wel en niet doorbelast moet worden. > > 2\. Hier kan je aanvinken wat er doorbelast moet worden. Je kunt > kiezen uit het minimumaantal minuten dat is ingesteld bij dit > materieelstuk (zie informatie op pagina 5). Je kunt ook de geplande > tijd doorbelasten, dit is dus de tijd dat de werkbon staat ingepland. > Een andere optie is om de werkperiode van een medewerker door te > belasten. Hier worden alle urenregels voor één medewerker bij elkaar > op geteld, dus zowel reis- als arbeidsuren. Ook is het mogelijk om de > urenregels van alle medewerker samen te nemen en dat te gebruiken als > tijd dat het materieelstuk doorbelast moet worden. > > Wanneer je een van deze opties selecteert, wordt automatisch de > desbetreffende achterliggende vakken gevuld met een aantal. Stel dat > in het voorbeeld de geplande periode van 5 uur wordt geselecteerd, dan > wordt het veld van 1 uurtarief en het veld van 4 uurtarief beide 1 > keer gevuld. Als vervolgens op de blauwe knop ‘Doorbelasten’ wordt > geklikt, komt op de werkbon twee materialen toegevoegd, namelijk > Tarief hoogwerker 1 uur en Tarief hoogwerker 4 uur. Je kunt er ook > voor kiezen om zelf de velden van de tarieven te vullen. > > 3\. Hier kan je instellen wat de start- en eindtijd van een materieel > is en wat de uren per dag of per week zijn. Als er bijvoorbeeld 12 uur > is gewerkt en bij uren per dag staat 6 ingevuld, dan wordt er twee > keer het dagtarief berekend. > > 8 > > 4\. Het is ook mogelijk om een ander materiaal te selecteren als > tarief, door hier het vinkje aan te zetten en een materiaal (uit de > catalogus binnen OutSmart) te selecteren en het aantal en de prijs in > te vullen.
Wanneer je op de blauwe knop ‘Doorbelasten’ klikt, wordt het materieel doorbelast op de werkbon, doordat de tarieven bij de materialen op de werkbon komen te staan.
Vragen?
Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/.
> 9