Handleiding OutSmart Backoffice
Objectbeheer
Inhoudsopgave
> Objectbeheer........................................................................................................................................3 > > Object aanmaken > .................................................................................................................................4 > > Object maken met behulp van een > template.....................................................................................5 > > Object > informatie..................................................................................................................................6 > > Werkbon inplannen voor een > object..................................................................................................9 > > Objecten in bulk importeren > .............................................................................................................10 > > Vragen?...............................................................................................................................................10 > > 2
Objectbeheer
> Installaties, assets en objecten kunnen aangemaakt worden in OutSmart > en toegewezen worden aan een klant. Hierdoor kan je vanuit OutSmart > inzicht houden in de objecten, welke werkbonnen/opdrachten er voor dit > object zijn uitgevoerd en welke onderdelen er vervangen zijn. > Uiteraard kan de monteur via de app hierdoor ook alle benodigde > informatie van het object inzien. > > Belangrijke documenten die bij het object horen kunnen toegevoegd > worden en inzichtelijk gemaakt worden in de app of in het > klantportaal. Zo houd je dus altijd belangrijke informatie bij het > juiste object en is er op elk moment informatie over de werkopdrachten > die al eerder uitgevoerd zijn. > > 3
Object aanmaken
> Een object in OutSmart maken kan vanuit de desbetreffende klantkaart > of via Objecten. Bij de klantkaart kan je op de tab ‘Objecten’ op de > oranje knop ’Toevoegen’ klikken. Bij Objecten staat de knop > ‘Toevoegen’ rechtsboven in de hoek. > > style="width:8.19792in;height:7.36033in" />Zodra je dit aanklikt kom > je in het volgende scherm: > > 1\. Een object moet aan een debiteur binnen OutSmart gekoppeld zijn. > Dus relatie is een verplicht veld om in te vullen. Je kunt vervolgens > ook nog een > > 4 > > werkadres aan het object koppelen. Zo weet de monteur, maar ook de > kantoormedewerker op welk adres het desbetreffende object exact staat. > Het object kan aan een bestaand project gekoppeld worden. Bij het > project is het object dan inzichtelijk. > > Eventueel is het mogelijk om een bovenliggend object te koppelen. Een > voorbeeld hiervan is een waterzuiveringsinstallatie met als > bovenliggend object een zwembad. > > Wanneer er leveranciers zijn aangemaakt in OutSmart, dan kan deze > gekoppeld worden aan het object, zodat je snel kunt terugvinden waar > het object vandaan komt. (Leveranciers kunnen aangemaakt worden via > Instellingen \> (Artikelen) Leveranciers) > > Uiteraard kan er een foto van het object worden toegevoegd. Dit is > vanuit de app ook nog aan te passen met een recente foto. Let op: er > kan maar één foto gekoppeld zijn aan een object. > > 2\. Elk object heeft een unieke code en een omschrijving nodig. Dit > zijn dus verplichte onderdelen bij het aanmaken van een object. Deze > velden worden ook getoond in het overzicht van objecten die in de > klantkaart getoond worden. Het is dus handig als de code en/of de > omschrijving kenmerkend is voor dit specifieke object. > > 3\. Hier zijn de velden met meer standaard informatie die ingevuld kan > worden bij het object. De informatie die je hier invult is uiteraard > ook zichtbaar op de app en kan ook vanuit de app aangepast worden. > > 4\. Ieder bedrijf heeft weer zijn eigen specifieke informatie die over > een object ingevuld moet kunnen worden. Daarom zijn er 20 vrije velden > die hiervoor gebruikt kunnen worden. Als een object geopend wordt in > de backoffice kunnen de namen van deze vrije velden aangepast worden. > Let op: de naam van dit vrije veld wijzigt dan binnen alle objecten! > Voor meer informatie zie pagina 7, punt 2.
Object maken met behulp van een template
> style="width:1.7397in;height:0.85139in" />Bij het maken van een object > kan je helemaal onderaan (onder vrij veld 20) een vinkje aanzetten bij > ‘Template’. Hierdoor is het niet meer mogelijk om een relatie aan het > object te koppelen, maar worden alle waarden die je invult opgeslagen > in een template. Wanneer je dan een nieuw object aanmaakt, kan je een > template selecteren, waardoor alle standaardinformatie voor dat object > als is ingevuld. Alleen de code en de relatie hoeven dan nog gevuld te > worden. > > Een template is te selecteren door in het Objectenoverzicht op het > pijltje naast ‘Toevoegen’ te klikken. > > Via de knop ‘Beheer templates’ onderaan het overzicht > > van de objecten, kan je alle templates inzien. Deze zijn dan ook te > bewerken door het template te openen en te bewerken. > > 5
Object informatie
> Wanneer een object is aangemaakt, dan kan je deze inzien via Objecten. > Daar staat een overzicht van alle objecten die in OutSmart zijn > aangemaakt. Dit overzicht kan je filteren op basis van objectgegevens, > zodat je alleen de objecten op basis van jouw zoektermen inzichtelijk > krijgt. Wanneer je een overzicht wilt krijgen van een specifieke > klant, dan kan je het beste naar Relaties de desbetreffende relatie > aanklikken. Binnen de klantkaart kan je het tabblad Objecten openen, > waar je een overzicht krijgt van de objecten bij deze klant. > > 1\. Hier zie je alle objecten die bij de klant staan. Als er een > bovenliggend object is, dan kan je deze uitklappen, waarna het > onderliggend object ook zichtbaar wordt. Je ziet aan een wit > driehoekje voor het bovenliggende object dat er nog een object onder > zit. Door op een object te klikken krijg je meer informatie te zien, > zoals in vak 2 te zien is. Als de rij met objecten erg lang is, kan je > filteren op basis van objectcode en/of omschrijving. Dit doe je door > in het vak onder objecten te klikken en te typen. > > 2\. In de details van het object zie je een eerste overzicht van de > standaardinformatie (mits dit is ingevuld). Daaronder zie je ook een > overzicht van de werkbonnen en/of de formulieren die aan het object > gekoppeld zijn. Via het oogje kan je de pdf van de werkbon of het > formulier bekijken. > > Je kunt meer informatie van het object inzien door op het oranje > knopje ‘Object bekijken’ te klikken, waarna je naar het overzicht van > het object gaat (zie volgende afbeelding). Je kunt direct een werkbon > inplannen voor dit object, door op de oranje knop ‘Werkbon inplannen’ > te klikken. > > 6
> 1\. In het eerste veld van de object details vind je de standaard > informatie, zoals omschrijving, serienummer, aanschafprijs, merk, > model, type, enzovoort. In het tweede veld van de object details staan > de vrije velden. > > 2\. De vrije velden kunnen anders genoemd worden via het > moersleuteltje naast het veld dat je wilt hernoemen. Zoals in het > voorbeeld vrij veld 1 nu de naam ‘Vermogen’ heeft. Dit betekent dat > voor elk object vrij veld 1 de naam Vermogen krijgt. Ook in de app is > deze titel van dit veld terug te zien. > > 3\. Bij elk object kan je meerdere tabs aanklikken om specificaties of > aanvullende informatie in te zien. > > \- Notities: Je kunt notities toevoegen aan een object. Let op: deze > notities zijn alleen inzichtelijk in de backoffice, dus niet in de > app. > > \- Objecten: Hier vind je het overzicht van objecten dat bij deze > klant is aangemaakt. Hier zie je hetzelfde overzicht als in de > klantkaart (Relaties). > > \- Object onderdelen: Als er een onderdeel van een object vervangen > is, kan dat hier genoteerd worden. Bijvoorbeeld bij dit zonnepaneel > kan een transformator vervangen zijn, dit materiaal kan dan als > objectonderdeel worden toegevoegd aan het object. Hierbij kan een > serienummer en eventueel garantiedatum bij genoteerd worden. Wanneer > je het onderdeel vanuit de app toevoegt, kan je ook direct selecteren > dat dit onderdeel als materiaal op de werkbon wordt toegevoegd. > > \- Documenten: Je kunt vanuit de backoffice documenten aan een object > koppelen (denk aan vergunningen/plattegronden/handleidingen). Deze > > 7 > > documenten zijn inzichtelijk in de app. Als je gebruik maakt van een > klantportaal, dan kan je ook aangeven of een bepaald document wel of > niet in het portaal getoond mag worden. > > \- Artikel transactie: Hier kan je zien welke artikelen er uit de > voorraad zijn geboekt vanuit een werkbon waar dit object aan gekoppeld > was. Dit is met name interessant wanneer je voorraadbeheer gebruikt > binnen OutSmart. > > \- Gekoppelde medewerkers: Dit is een functie die met name gebruikt > wordt voor materieel (dus objecten binnen het eigen bedrijf), maar > voor objecten bij een klant heeft dit geen meerwaarde. Als je meer > informatie hierover wilt hebben, kan je dit vinden in de handleiding > van het materieel. > > \- Werkbonnen: Misschien wel de belangrijkste van deze opsomming, want > onder dit tabje kan je alle werkbonnen vinden die aan dit object zijn > gekoppeld. Zo kan je dus eenvoudig inzicht krijgen in de eerder > verrichte werkzaamheden of de werkzaamheden die gepland staan voor dit > object. > > \- Formulieren: In dit tabje zie je welke formulieren er gekoppeld > zijn aan dit object. > > \- Contracten: Hier heb je inzicht in de contracten die voor dit > object bestaan. > > 8
Werkbon inplannen voor een object
> Vanuit de object details kan je rechts bovenin op de oranje knop > ‘Werkbon inplannen’ klikken om een werkbon te maken die gekoppeld is > aan dit object. Automatisch wordt dan de juiste debiteur en eventueel > werkadres ingevuld. > > Maar het is ook mogelijk te starten met het aanmaken van een werkbon > en dan nog het desbetreffende object (of objecten) te selecteren. > Hieronder zie je een afbeelding van een nieuwe werkbon, bij het tabje > Objecten. > > 1\. Hier kan je een object selecteren. Wanneer er nog geen debiteur is > ingevuld bij het tabje ‘Levering/Klant relatie’ dan is de volledige > objectenlijst inzichtelijk. Als je al wel een klant hebt ingevuld > binnen de werkbon, dan kan je hier alleen de objecten selecteren die > aan de klant gekoppeld zijn. Je kunt ook meerdere objecten selecteren, > waardoor er dus meerdere objecten aan deze werkbon gekoppeld worden. > > 2\. Via het plusje kan je een nieuw object aanmaken. Hier moet dan dus > op zijn minst een code en omschrijving ingevuld worden. > > 3\. Door op de trechter te klikken, kan je een filter maken in de > getoonde objecten bij optie 1. Je kunt op verschillende zoektermen > zoeken, maar dit wordt pas actief als je op ‘Zoeken’ klikt. > > Ook kan je het vinkje ‘Alleen van werkadres’ of ‘Alleen uit > geselecteerd project’ gebruiken, waarna je niet alle objecten van de > debiteur ziet, maar > > 9 > > alleen de objecten die via ‘Adres’ gekoppeld zijn aan het bij > ‘Levering/ Klant relatie’ geselecteerde werkadres of van het > geselecteerde project.
Objecten in bulk importeren
> Wanneer je start met OutSmart is de kans groot dat je al diverse > objecten bij klanten hebt staan. Je kunt natuurlijk per opdracht die > je aanmaakt een nieuw object aanmaken (of de buitendienstmedewerker > een object aan laten maken in de app), en zo langzamerhand je database > van objecten vullen. > > Maar er is nog een mogelijkheid om objecten in bulk in OutSmart te > importeren. Hiervoor ga je naar Instellingen \> (Algemeen) Gegevens > importeren. Je kunt hier een template downloaden voor Objecten. Dit is > een Excel-bestand waarin je in elke rij gegevens over een object kwijt > kunt. Boven elke kolom vind je welke informatie waar moet komen te > staan. Let op: de object-code moet uniek zijn, elk object moet > toegewezen zijn aan een debiteur (via het debiteurnummer) en elk > object moet om een omschrijving hebben. > > Als het Excel-bestand is gevuld, kun je dit uploaden via Gegevens > importeren en de stappen volgen. Hierbij is het belangrijk dat je de > import doet in delen van ongeveer 500 objecten per keer. > > Vragen? > > Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je > uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via > https://support.out-smart.com/. > > 10