Handleiding OutSmart Backoffice
Servicecontracten
Inhoudsopgave
Servicecontracten................................................................................................................................3
Contract
types......................................................................................................................................4
Hoe
maak
ik
een
servicecontract?
.....................................................................................................5
Contracten
beheren
.............................................................................................................................9
Opzegredenen
....................................................................................................................................10
Vragen?...............................................................................................................................................10
> 2
Servicecontracten
In de handleiding over werkbonnen en het plannen hiervan kan je meer informatie vinden over het maken van een werkbon. Voordat je verder gaat met het lezen over het maken van een servicecontract, is het raadzaam om goed op de hoogte te zijn van het aanmaken van een werkbon.
Wat kan je met de contracten-module binnen OutSmart? Als je een contract instelt voor een klant, zorgt het systeem ervoor dat er voor een bepaald periode met regelmaat werkbonnen automatisch worden gemaakt op basis van de gegevens die jij in het contract hebt gespecificeerd. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een onderhoudswerkbon voor klant X elk half jaar bij ‘In te plannen werk’ wordt gemaakt.
> 3
Contract types
Elk servicecontract dat je aanmaakt koppel je aan een contracttype. In dat contracttype geef je aan wat de duur van het contract is (abonnementsperiode), wat de verlengingsperiode is en wat de opzegtermijn is. Je moet ook de factuurperiode invullen, maar er is nog geen mogelijkheid om de een factuur voor het contract te koppelen aan het contract, dus dit heeft nog geen actieve functie.
Je kunt contracttypes aanmaken via Instellingen \> (Contracten) Contract types. Als je daarop klikt krijg je inzicht in de contracttypes die al zijn aangemaakt. Door op de oranje knop ‘Toevoegen’ rechts bovenin te klikken kom je in het volgende scherm.
Als een contracttype is gemaakt kan je overgaan op het daadwerkelijk maken van een servicecontract.
> 4
Hoe maak ik een servicecontract?
Zoals in de inleiding voorbij is gekomen, zorgt een servicecontract ervoor dat een werkbon met regelmaat automatisch gemaakt wordt. Daarom lijkt het aanmaken van een contract ook sterk op het aanmaken van een werkbon.
Om een contract te maken, ga je naar Contracten \> ‘+ Contract aanmaken’. Een andere mogelijkheid is om de klantkaart te openen (Relaties \> desbetreffende klant). Daar kan je op het tabje Contracten klikken en op de oranje knop ‘Toevoegen’. Dan kom je in een scherm waar je eerst gegevens van het contract moet invoeren:
Allereerst kan je het Contract soort kiezen. Je kunt kiezen tussen ‘Preventief onderhoud’ of ‘Correctief onderhoud’:
> \- Bij ‘Preventief onderhoud’ zal OutSmart zelf een werkbon aanmaken > op de van tevoren ingestelde regelmaat. Hier komen we straks nog op > terug. > > \- Bij ‘Correctief onderhoud’ kan geen regelmaat ingesteld worden, > want je weet van tevoren niet wanneer iets gecorrigeerd moet worden. > Maar je kunt hier wel een contract voor aanmaken, zodat je werkbonnen > hieraan kunt toewijzen wanneer er iets gerepareerd/gecorrigeerd moet > worden. Het voordeel hiervan is dat je alle werkzaamheden die onder > dit contract vallen, op een plek kunt inzien, namelijk bij het > contract. Ook kan je hier een SLA-beleid aan koppelen. Daar gaan we in > deze handleiding niet verder op in.
Vervolgens kan je de Ingangsdatum kiezen. Het is hierbij belangrijk dat je de datum invult vanaf wanneer je de eerste werkbon gegenereerd wilt hebben. Let op: dit is dus niet per definitie de ingangsdatum van de overeenkomst die jij met jouw klant hebt gesloten. Als je vandaag een overeenkomst sluit, waarvan de eerste werkbon pas over een half jaar uitgevoerd hoeft te worden, dan is de ingangsdatum van het contract dus over zes maanden.
Hierop aansluitend kan je het Contract type selecteren. Dit zijn dus de types die al eerder zijn aangemaakt. Op basis van de abonnementsperiode van het contract type wordt de einddatum ingevuld. De einddatum kan je ook nog handmatig aanpassen.
Bij ‘Dagen van te voren’ kan je aangeven hoeveel dagen voordat een werkbon uitgevoerd moet zijn, de werkbon gemaakt wordt. Als je bijvoorbeeld minimaal twee maanden de tijd wilt hebben om een werkbon in te plannen, dan vul je hier 60 dagen in.
> 5
Eventueel kan er nog een referentie en omschrijving aan het contract meegegeven worden. Hier kan je een referentie naar de daadwerkelijke overeenkomst opgeven of een omschrijving waarin je benoemt wat dit contract omvat.
Onder het onderdeel van de contractgegevens staan de gegevens van de werkbon die gegenereerd moet worden (zie afbeelding volgende pagina). De specificaties hiervan vind je in de informatie over het aanmaken van de werkbon. Hieronder gaan we verder met de informatie die voor de contracten specifiek is.
> 6
> 7 > > 1\. Hier kan je de algemene gegevens van de werkbon vanuit dit > contract invoeren. De verplichte onderdelen zijn hetzelfde als bij een > gewone werkbon, namelijk ‘Type werkzaamheden’ en ‘Betaling’. Afwijkend > van de gewone werkbon is dat je hier een Begintijd kunt invullen. Dit > is de begintijd waarop de werkbon uitgevoerd moet worden. > > 2\. Hier zie je de verschillende tabbladen die ook bij een gewone > werkbon ingevuld moeten worden, zoals Klant, Omschrijving, Formulier > enzovoort. Meer informatie hierover is te vinden in de handleiding > over hoe een werkbon aan te maken. Wanneer je bij de medewerker al > iemand selecteert, dan zal de bon niet bij ‘In te plannen werk’ komen, > maar op het planbord komen te staan bij de desbetreffende medewerker > op de geselecteerde datum. Let hierbij op dat als je hebt aanstaan dat > een werkbon standaard op status ‘Ingepland’ staat, dat deze werkbon > dus eerst nog op ‘Klaargezet’ moet worden. Afwijkend in dit onderdeel > is dat je bij ‘Objecten’ kunt aangeven dat je per object een werkbon > aangemaakt wilt hebben. Als je meerdere objecten aan een contract > koppelt, dan kan je per object een werkbon gegenereerd laten worden. > > 3\. Onder het tabje ‘Terugkerende planning’ kan je instellen met welke > regelmaat er een nieuwe werkbon aangemaakt moet worden. Eerst geef je > aan wanneer het herhaalt moet worden, dus elke \[aantal in > cijfers\] maanden, weken of dagen. In de afbeelding wordt er dus > elke 6 maanden een werkbon aangemaakt. > > 4\. Bij ‘Dag van de maand’ kan je invullen of de werkbon bijvoorbeeld > op de 15e van de maand gepland moet worden. Het programma zal dus > vanaf de ingangsdatum op de eerste 15e van de maand de werkbon > inplannen en dan na zes maanden (vanwege de instelling bij punt 3) > weer op de 15e een werkbon plannen. Als je niet een specifieke datum > wilt inplannen, dan kan je via punt 5 een vaste dag van de maand > kiezen. > > 5\. Bij ‘Moment’ kan je aangeven op welke dag van de maand de werkbon > gepland wordt, dus zoals in de afbeelding op de tweede donderdag van > de maand. Je moet dus of punt 4 of punt 5 invullen.
Wanneer je ervoor kiest om elke x weken een werkbon te laten genereren, dan kan je alleen kiezen op welke dag je de werkbon ingepland wilt hebben.
> 8
Contracten beheren
Als een contract is aangemaakt, dan is deze terug te vinden in het overzicht (Contracten). Door een contract aan te klikken, wordt alle informatie over dat contract inzichtelijk (zie onderstaande afbeelding).
> 1\. Hier is de informatie te vinden over het contracttype en de > omschrijving en referentie. Ook staat in de groene vakjes hoeveel uren > en kosten al geregistreerd zijn binnen complete werkbonnen die > gekoppeld zijn aan het contract. > > 2\. Hier vind je een overzicht van de reeds gegenereerde werkbonnen en > de toekomstige werkbonnen. Ook kunnen eventuele notities voor het > contract hier genoteerd en bekeken worden. > > Via de knop ‘Werkbon inplannen’ kan er een nieuwe werkbon gekoppeld > aan dit contract gemaakt worden. Dit kan bijvoorbeeld een storing zijn > die niet van tevoren met regelmaat aangemaakt kon worden, maar die wel > onder de voorwaarden van de overeenkomst vallen. > > 3\. Bovenaan het contract zijn een viertal knoppen te vinden, waarmee > het contract aangepast kan worden. > > \- Contract verwijderen: Hiermee kan je het contract verwijderen, maar > dit is alleen mogelijk wanneer er nog geen werkbonnen uit het contract > compleet en/of afgehandeld zijn. > > \- Contract herstarten: Hiermee kan je het contract herstarten, > wanneer het einde van de abonnementsperiode voorbij is. Door te > herstarten maak je een volgend contract aan met dezelfde voorwaarden. > Wanneer het een contracttype is dat automatisch verlengd hoef je deze > knop niet te gebruiken. > > 9 > > \- Contract beëindigen: Hiermee kan je een contract beëindigen. > Wanneer je op deze knop klikt, moet je een einddatum invoeren en kan > je een eventuele (vooraf ingestelde) reden van opzegging selecteren. > Ook is er nog ruimte voor een opmerking. > > \- Bewerken: hiermee kan je naar het scherm waarin je het contract > aanmaakt en kan je de gegevens van de te genereren werkbonnen > aanpassen.
Opzegredenen
Zoals hierboven bij punt 3 Contract beëindigen al naar voren kwam, is er de mogelijkheid om bij het beëindigen van het contract een standaard opzegreden te selecteren. Deze opzegredenen moeten dan van tevoren wel zijn aangemaakt.
Het aanmaken van opzegredenen kan bij Instellingen \> (Contracten) Reden voor opzegging. Hier kan je diverse redenen maken via de knop Toevoegen. Er moet een code, omschrijving en uitgebreide omschrijving (wordt gevuld in de Opmerking) ingevuld worden. Daarbij moet de reden van opzegging ook als actief aangevinkt zijn.
Vragen?
Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/.
> 10