Handleiding OutSmart Backoffice
Aanmaken en inplannen van werkbonnen
Inhoudsopgave
Inleiding.................................................................................................................................................3
Werkbon................................................................................................................................................3
Nieuwe
werkbon
maken.......................................................................................................................4
Werkbon
inplannen..............................................................................................................................9
Het
planbord.......................................................................................................................................11
Werkbon
opties
vanuit
het
planbord................................................................................................14
Werkbon
afhandelen..........................................................................................................................15
Werkbon
zoeken.................................................................................................................................17
Vragen?...............................................................................................................................................18
> 2
Inleiding
Naar aanleiding van de implementatie van OutSmart, vind je hier een naslagwerk. Hierin vind je stapsgewijs informatie over onze software. Op deze manier is het mogelijk om OutSmart optimaal in te zetten.
In dit document zullen wij stappenplannen voor de volgende functies delen:
> • Werkbon aanmaken • Werkbon inplannen > > style="width:3.1333in;height:3.55058in" />• Weergave planbord > instellen
Werkbon
De mogelijkheid om digitaal werkbonnen aan te maken is de kern van OutSmart. In het komende document leiden wij je door het complete proces om een werkbon aan te maken. Binnen de backoffice kan je een werkbon aanmaken en inplannen. Vervolgens kan de buitendienstmedewerker die de bon toegewezen krijgt, de bon verder invullen door de reis- en arbeidsuren en gebruikte materialen te registreren. Daarbij kunnen ook foto’s worden toegevoegd aan de werkbon en eventueel formulieren/ checklists worden ingevuld.
> 3
Nieuwe werkbon maken
Het maken van de werkbon is altijd hetzelfde, maar door het vanuit een klant (Relaties) of het planbord te starten, wordt sommige informatie al ingevuld. We starten nu met het invullen van een volledig lege werkbon, via de knop ‘Nieuwe werkbon’ (bij Snel openen) of ‘Werkbon inplannen’ boven het planbord.
Let op: Als jullie OutSmart hebben gekoppeld met een ERP-/boekhoudsysteem dan kan het zijn dat je niet zelf werkbonnen maakt, maar dat dit vanuit de koppeling gebeurd. In dat geval kan je in principe verder vanaf het hoofdstuk ‘Werkbon inplannen’.Op de volgende pagina zie je de webpagina voor het maken van een nieuw werkbon met enkele oranje-omlijnde onderdelen. Dit zijn belangrijke onderdelen in het maken van een werkbon binnen OutSmart, dus vind je onderstaand meer informatie hierover.
Bij het maken van een werkbon kan je aan de linkerkant enkele algemene informatie kwijt, zoals een gekoppeld project-, contract- of opdrachtnummer. Ook kan je hier een betaalmethode invullen, maar deze staat standaard al ingevuld. Als je bepaalde velden niet gebruikt en daarom niet wilt tonen bij het aanmaken van de werkbon kan je via het moersleuteltje velden deselecteren.
Hieronder de onderdelen die sowieso van belang zijn:
> 1\. Een van de verplichte onderdelen van een werkbon is het selecteren > van een type werkzaamheid. Met het type werkzaamheid geef je > aan wat voor opdracht dit betreft: een storing, reparatie, > installatie, enzovoort. > > In de backoffice kan je diverse type werkzaamheden zelf aanmaken, via > Instellingen \> (Werkbon) Type werkzaamheden. Hier kan van tevoren ook > al een standaard omschrijving voor de werkbon ingesteld worden. Maar > je kunt ook aangeven dat wanneer een werkbon voor type werkzaamheid X > wordt gemaakt, automatisch enkele standaard materialen worden > toegevoegd (denk bijvoorbeeld aan kleinmateriaal, voorrijkosten of > bepaalde onderhoudsmiddelen) of dat er direct een voorgeselecteerd > formulier (checklist of rapportage) aan de werkbon wordt gekoppeld. > > 2\. Door bij Datum (uitvoering) een datum in te vullen, geef > je aan dat de werkbon op die dag uitgevoerd kan worden. Dit is een van > de voorwaarden om een werkbon direct in het planbord plus in te > plannen. De andere voorwaarde is dat er een medewerker gekoppeld is > (zie punt 4). Als je een van deze twee leeg laat, dan komt de werkbon > bij ‘In te plannen werk’ te staan. > > Let op: als je de datum invult, maar niet de medewerker en > je sleept later de werkbon vanuit ‘In te plannen werk’ op een andere > datum, dan wordt de eerder ingevulde datum overschreven door de nieuwe > datum. > > 4
> 5
> 3\. Uiteraard moet er aangegeven worden bij welke klant deze > werkbon uitgevoerd moet worden. Wanneer de desbetreffende klant al in > jullie Relatie-lijst staat, dan kan je binnen vak 3 de klantnaam of > debiteurnummer intypen. Vervolgens zullen alle gegevens van de klant > op de werkbon worden ingevuld. Standaard worden deze gegevens dan ook > bij de factuur relatie ingevuld. Maar je kunt dat ook nog aanpassen, > als de opdrachtgever anders is dan de klant. > > Als de klant niet in jullie klantenbestand staat, dan kan je de adres- > en contactgegevens in de werkbon invullen. Hierbij zijn Naam, Straat > en Woonplaats verplicht. Zodra de werkbon wordt klaargezet, komen de > klantgegevens ook in het klantenbestand te staan. > > 4\. Er zijn voor de werkbon diverse tabbladen waar je gegevens in > kunt vullen. Als eerste staan de Levering/klantgegevens in beeld, maar > je kunt vervolgens diverse andere tabbladen invullen: > > a\. Terugkerende planning: Hier kun je aangeven of een werkbon vaker > ingepland moet worden. Als je hier terugkerend aanvinkt, dan kan je > aangeven met welke frequentie de werkbon nog meer in het planbord moet > komen te staan. > > Let op: Met deze functie worden meerdere werkbonnen > aangemaakt, met elk hun eigen werkbonnummer. Als je een van de > werkbonnen aanpast, worden niet automatisch de andere werkbonnen ook > aangepast. > > b\. Omschrijving: Hier kan je de werkomschrijving invullen. Voor > interne communicatie (alleen naar de buitendienstmonteur, dus sowieso > niet naar de klant) kan je een notitie maken bij Memo. Dit is ook te > vinden onder de tab Omschrijving. De korte omschrijving kan ingevuld > worden, als je dit ook op het planbord wilt tonen, maar kan niet op de > app getoond worden. Het commentaar kan ingevuld worden door de monteur > op de app (zowel ‘Korte omschrijving’ als ‘Commentaar’ zijn > Pro-functionaliteiten). Bij ‘Overig’ staan eventuele zelf-aangemaakte > vrije velden voor de werkbon. > > c\. Formulier: Als je een formulier/checklist wilt toevoegen aan de > werkbon, kan het desbetreffende formulier hier geselecteerd worden. > Het formulier kan vervolgens door de buitendienstmedewerker vanuit de > app ingevuld worden. > > d\. Werknemer: Hier kan je aangeven welke medewerker de werkbon gaat > uitvoeren, dus bij wie komt de werkbon in de app te staan. Dit is dus > een van de voorwaarden om de werkbon op het planbord plus gezet te > krijgen (de andere voorwaarde is de datum; zie punt 2). Wanneer je dit > leeglaat, komt de werkbon bij ‘In te plannen werk’ te staan. Er zijn > > 6
> enkele opties die gebruikt kunnen worden voor het toewijzen aan een > medewerker. > > ! 1 apparaat: de werkbon wordt bij de medewerker, die jij selecteert, > ingepland > > ! Meerdere medewerkers, 1 apparaat: er wordt een werkbon gemaakt die > voor meerdere medewerkers inzichtelijk is op de app. Alleen de > medewerker die is geselecteerd kan de werkbon invullen (uren en > materialen registreren, formulier invullen en/of handtekening laten > zetten). De andere medewerkers (ingevuld bij Collega’s) hebben wel > inzicht in de bon, maar kunnen deze niet wijzigen. Zij hebben dus > alleen leesrecht. Als de werkbon op het planbord wordt verschoven naar > een andere datum, dan wordt dit voor iedereen zo verwerkt. > > ! Groepsleden, 1 app: Dit is hetzelfde als de bovenstaande optie, maar > dan worden automatisch alle collega’s uit dezelfde planbordgroep > geselecteerd. > > ! Meerdere medewerkers, meerdere apparaten: Bij deze optie wordt voor > elke geselecteerde medewerker een eigen werkbon (met uniek > werkbonnummer) klaargezet, met dezelfde informatie. Iedereen kan het > dus zelf bewerken en invullen. Maar omdat het allemaal een eigen > werkbon is, kan men niet inzien wat een collega al heeft > geregistreerd. Ook schuift de planning niet mee als een van de > werkbonnen naar een andere datum wordt geschoven. > > ! Ad-hoc werkbon: Hiermee hoeft er geen datum of medewerker ingevuld > te worden. Op de app kan iedereen de werkbon zien via de kaart. Als > een medewerker tijd over heeft op een dag, dan kan hij kijken of er > nog ad-hoc werkbonnen zijn en deze uitvoeren. > > ! Materieel (PRO-functionaliteit): Als er eigen materieel mee moet met > deze werkbon, dan kan dat hier geselecteerd worden. > > 7 > > e\. Materialen: Als van tevoren bekend is dat bepaalde materialen > gebruikt worden bij deze werkbon, dan kan dat hier vast aangegeven > worden. De medewerker ziet dan ook op de app dat er materialen nodig > zijn. > > f\. Werk periodes: Als van tevoren bekend is dat er x aantal > gerealiseerde werkuren op de bon moeten komen te staan, dan kan dat > hier vast ingevuld worden. Hierdoor hoeft de medewerker zelf zijn uren > niet meer te registreren. > > g\. Bestanden: Hier kunnen documenten (oa. Word-, Excel- en/of > pdf-bestanden) aan de werkbon toegevoegd worden. Hierbij kan gedacht > worden aan vergunningen of plattegronden. Op de app zijn deze > bestanden in te zien via Werkdetails. > > h\. Foto’s: Hier kunnen foto’s aan de werkbon worden toegevoegd. > > i\. Objecten (PRO-functionaliteit): Als een werkbon specifiek gaat > over een object dat binnen OutSmart is aangemaakt, dan kan dat object > hier geselecteerd worden. Alle informatie van het object is dan ook > inzichtelijk in de app.
Zoals begin van dit hoofdstuk al is genoemd, kunnen bepaalde onderdelen van een werkbon al zijn gevuld/geselecteerd, wanneer je vanaf een ander beginpunt aangeeft dat je een werkbon wilt inplannen. Wanneer je vanuit de klantkaart dat je een werkbon wilt inplannen, dan zijn de gegevens van de klant al ingevuld. Of als je vanuit een object aangeeft dat je een werkbon wilt invullen, dan zijn de klantgegevens al ingevuld en is het object al aan de werkbon gekoppeld. Zo kan je ook vanuit het planbord op een dag en medewerker klikken, waardoor deze gegevens worden gebruikt in de werkbon.
> 8
Werkbon inplannen
Wanneer een werkbon niet is toegewezen aan een medewerker en/of een datum, dan wordt de werkbon niet op het planbord getoond. Je kunt de werkbon dan vinden onder het planbord, bij de tabel ‘In te plannen werk’. De werkbonnen vanuit een koppeling kunnen hier ook geplaatst worden.
Je kunt zelf instellen welke kolommen je inzichtelijk wilt hebben van deze tabel, door boven het planbord op de drie stipjes te klikken, naar ‘Schermconfiguratie’ te gaan en dan op ‘In te plannen werk’ en ‘Tabel configuratie’ te klikken.
Als er veel werkbonnen in deze tabel staan, dan kan je via ‘Filters’ een selectie maken van de werkbonnen die jij wilt zien. Dit kan onder andere op basis van datum, klant, stad, postcode, projectnummer en/of type werkzaamheid.
Achter elke werkbon in deze tabel staan de volgende 4 icoontjes:
> ! Oogje: Door hierop te klikken kan je meer informatie van de werkbon > inzichtelijk krijgen. Je opent hiermee dus de werkbon. > > ! Pen in vierkant: Door hierop te klikken kan je de werkbon direct > bewerken. Je komt dan in hetzelfde scherm als het scherm voor het > aanmaken van een werkbon. > > ! Locatie: Hiermee kan je zien waar de werkbon uitgevoerd wordt. De > locatie van het werkadres van deze werkbon komt naar voren op de kaart > naast de tabel met ‘In te plannen werk’. > > ! Prullenbak: Hiermee haal je de werkbon uit de tabel ‘In te plannen > werk’ en verplaats je de werkbon naar het archief. Vanuit het archief > is de > > 9 > > werkbon niet meer inzichtelijk in ‘In te plannen werk’, het planbord, > de app of de lijstweergave. Alleen in de geschiedenis van de klant en > in het archief is de werkbon nog terug te vinden.
Een werkbon vanuit de ‘In te plannen werk’-tabel kan eenvoudig op het planbord gesleept worden. Zorg dat je op het planbord de juiste medewerker en dag in beeld hebt staan en sleep de werkbon hiernaartoe.
> 10
Het planbord
> 11
Het planbord geeft inzicht in de planning en wanneer er nog medewerkers beschikbaar zijn om opdrachten uit te voeren. Vanuit de tabel ‘In te plannen werk’ kan een werkbon in het planbord gesleept worden, maar je kunt ook een nieuwe werkbon aanmaken door op het planbord te klikken. Je hebt ook de mogelijkheid om een selectie van het planbord te zien of een andere weergave te krijgen. Daar lees je hieronder meer over.
> 1\. Uiteraard kan je navigeren naar andere > dagen/weken/maanden binnen het planbord. Door de pijltjes kan je > naar een volgende periode gaan en via de knop ‘Vandaag’ kan je met een > klik weer naar de dag van vandaag terug. > > 2\. Op het planbord heb je inzicht in de planning van meerdere > medewerkers, groepen, skills en/of > materieelstukken. Als op het planbord slechts een van de > medewerkers wilt zien, dan kan je deze selecteren in een van de > vakken. Zo houd je goed overzicht in de diverse planningen. > > 3\. De weergave van het planbord in de afbeelding > hierboven is van de Basic-week. Het is ook mogelijk om andere > weergaven te tonen. Zo kan je een maandoverzicht krijgen of juist van > een enkele dag. Als je via de knop rechtsboven in een van de > Tijdlijnen selecteert, dan zie je de weergave van het planbord met > meer detail in de planning, door diverse tijdsvakken per dag. En in de > Agenda-weergave krijg je de totale planning van de week of dag te > zien, met in de kolommen de dagen en de rijen de tijden (i.p.v. de > medewerkers, zoals op de afbeelding). Je kunt aan de medewerkers > allemaal een eigen kleur geven, zodat je alsnog kunt zien bij wie > welke werkbon staat. Wij raden aan om alle weergaven te bekijken en > uit te proberen om vervolgens zelf te bepalen welke het beste werkt > voor jou. > > 4\. De resources zijn de monteurs en/of materieelstukken die jij > kunt inzetten voor het afronden van een werkbon. Elke rij is een > resource en elke resource kan onder een bepaalde groep vallen, zoals > in deze afbeelding de twee groepen; Nederland en Duitsland. Via het > plusje kan je eenvoudig groepen aanmaken voor op het planbord en > medewerkers toewijzen aan de juiste groep. > > 5\. Met de stipjes kan je meerdere opties voor het planbord > inzichtelijk krijgen, zoals schermconfiguratie en > herplan-mogelijkheden. Ook heeft het planbord specifieke instellingen > die je kunt aanpassen. Zo kan de grote van een tijdsvak in de > tijdlijn-weergave aangepast worden of kan je selecteren welke > informatie in een agendaveld getoond moet worden. Ook kan je hier de > kleur van een medewerker aanpassen. > > Met het loepje kan je werkbonnen in het planbord zoeken. En met de > ververs-knop vernieuw je het planbord (dit wordt elke twee minuten ook > automatisch gedaan). > > Op bovenstaande afbeelding zie je dat de werkbonnen verschillende > kleuren hebben. Dit heeft te maken van de werkstatus en de > werkbonstatus. De standaardkleuren voor de werkstatussen zijn: > > 12 > > Als een werkbon de status ‘Ingepland’ heeft, dan is dit een voorlopige > planning. De werkbon is toegewezen aan een medewerker, maar het is nog > niet definitief ingepland, dus deze medewerker ziet de werkbon nog > niet op zijn app. Hiervoor moet de werkbon eerst nog naar werkstatus > ‘Klaargezet’. Dit betekent dat de werkbon klaar staat om opgehaald te > worden op de app. Met de status ‘Ingepland’ kan je nog makkelijk > schuiven in de planning, zonder dat de medewerker steeds een melding > ontvangt dat er onderdelen gewijzigd zijn in de planning en zonder dat > de klant steeds een afspraakbevestiging per e-mail ontvangt (dit wordt > alleen verzonden als er een e-mailtemplate is aangemaakt). > > Een werkbon kan van status ‘Ingepland’ aangepast worden naar status > ‘Klaargezet’, door met de rechtermuisknop op de werkbon te klikken. > Vervolgens kan via ‘Status’ de desgewenste status aangeklikt worden. > Om eenvoudig > > style="width:1.13194in;height:0.79722in" />meerdere werkbonnen > tegelijkertijd klaar te zetten, klik je op de drie grijze stipjes > rechtsboven het planbord (bij nummer 5 op de afbeelding). Hier kan je > klikken op ‘Definitief klaarzetten’, waarna je de periode en de > medewerkers kunt aangeven waarvoor de werkbonnen definitief klaargezet > kunnen worden. > > Als je geen medewerkers of periode selecteert, dan worden alle > werkbonnen van status ‘Ingepland’ naar status ‘Klaargezet’ gewijzigd. > > Ook kan je via deze drie stipjes klikken op ‘Multi-select modus > activeren’. Hiermee kan je meerdere werkbonnen van het planbord > selecteren en voor de selectie diverse acties doen (dezelfde als de > rechtermuisknop-acties, met als aanvulling dat er een combinatiebon > gemaakt kan worden).
Het is mogelijk om extra collega’s / medewerkers in te plannen voor dezelfde klus. Klik met de rechtermuisknop op de bon waarbij de extra collega moet worden ingepland. Nu komt er een menu tevoorschijn, klik hier op collega’s. Nu komt er rechts in beeld een overzicht met collega’s. Selecteer diegene die mee moet naar de klus. Vervolgens komt ook bij deze collega de werkbon op het planbord te staan, maar met een arcering. Dit betekent dat het een schaduwbon is en dat deze de planning van de originele bon volgt. De medewerker bij wie de gearceerde bon staat, heeft alleen leesrecht van de werkbon in de app, dus kan deze niet bewerken.
> 13
Werkbon opties vanuit het planbord
Wanneer je een werkbon op het planbord hebt staan, kan je de werkbon alsnog verschuiven naar een andere medewerker of tijdstip. De voorwaarde hiervoor is wel dat de werkbon op werkstatus ‘Ingepland’, ‘Klaargezet’ of ‘Opgehaald’ staat. Ook kan je de werkbon weer terugslepen naar ‘In te plannen werk’, door de werkbon naar beneden te slepen.
Als je een werkbon op het planbord hebt staan, kan je met de rechtermuisknop op de werkbon klikken. Dan verschijnt het volgende menu:
> \- Via ‘Bekijk werkbon’ opent de werkbon, waardoor je alle informatie > van de werkbon kunt inzien. > > \- Door te klikken op ‘Kopiëren’ kan je de werkbon kopiëren met alle > informatie uit de werkbon, mits je dit hebt aangevinkt in het > kopieermenu. > > \- Met de knop ‘Archiveer’ verplaats je deze werkbon naar het archief. > De werkbon is niet meer te vinden in het planbord of de lijstweergave, > maar alleen nog via het Archief of in de geschiedenis van de klant. > Via het Archief is de werkbon ook definitief te verwijderen. > > \- Via ‘Terughalen’ kan je de werkbon uit het planbord halen en > terughalen naar de tabel ‘In te plannen werk’ onder het planbord. > > \- Met de knop ‘Collega’s’ kan je een de werkbon als schaduwplanning > bij een collega zetten. Dit is dus de optie ‘Meerdere medewerkers, 1 > tablet’. > > \- Via de knop ‘Materieel’ kan je materieel koppelen aan de werkbon, > mits er materieel is aangemaakt binnen je account. > > \- Via ‘Status’ kan je de Werkstatus van de werkbon aanpassen. Hiermee > kan je bijvoorbeeld wijzigen dat een klaargezette bon weer teruggaat > naar status Ingepland. > > \- Door te klikken op ‘Werkbon status’ is het mogelijk om de werkbon > status van deze werkbon te wijzigen. Hiervoor moeten natuurlijk wel > werkbonstatussen zijn gemaakt (via Bedrijf \> Alle instellingen \> > Werkbon status). > > \- Met de knop ‘Communicatie’ kan je eenvoudig een mail versturen naar > de desbetreffende klant. Je kunt het juiste template selecteren en als > het template bestaat wordt er een mail naar de klant verstuurd. Door > hierop te klikken krijg je eerst nog de optie om een e-mailadres aan > te passen of in te vullen. > > \- Door op ‘Alarmeren’ te klikken, krijgt de medewerker op een > Android-apparaat een push-notificatie dat er een werkbon klaarstaat. > Dit is uiteraard afhankelijk van de instellingen op het device of de > app een melding mag maken. Als het e-mailadres van de medewerker is > ingevuld bij het veld E-mail bij de medewerker, dan kan er ook een > mail verzonden worden. Hiervoor moet wel het e-mail template bestaan > voor ‘Werkbon bevestiging werknemer’. > > 14
Werkbon afhandelen
Wanneer een werkbon is ingevuld vanuit de OutSmart-app en verzonden is, dan is deze niet meer te bewerken vanuit de app. Maar in de backoffice is de bon uiteraard wel inzichtelijk en kan het zo nodig ook nog bewerkt worden. Op het planbord is te zien dat een werkbon compleet is door de kleur die bij de status ‘Compleet’ hoort (standaard: grijs). Als je een dergelijke werkbon bekijkt is het eerste dat je ziet het onderstaande:
> 1\. In dit gele vak zie je de werkstatus van een werkbon. In dit geval > is de werkbon dus compleet, dus vanuit de app hoeft en kan er niks > meer ingevoerd worden. Als jullie OutSmart gekoppeld is met een ander > boekhoudsysteem, dan kan de werkbon vanuit deze status doorgezet > worden naar het gekoppelde systeem. Nadat het is doorgezet, wijzigt de > status vanzelf naar ‘Afgehandeld’. Als je geen koppeling hebt, dan kan > je zelf de status aanpassen naar ‘Afgehandeld’, zodra je zeker weet > dat je binnen OutSmart niks meer hoeft te verwerken voor deze werkbon. > > 2\. Hier vind je de werkbonstatus, mogelijk dat er vanuit de app al > een status is meegegeven (bijvoorbeeld: ‘Klant niet aanwezig’ of > ‘Onderdeel nog te bestellen’). Dan vind je hier dus informatie over de > werkbonstatus. Ook is het mogelijk om hier zelf een andere > werkbonstatus aan de bon te geven. Als je een koppeling hebt is dit > vaak de tweede voorwaarde om een werkbon naar het gekoppelde systeem > te sturen. > > 3\. Voordat een buitendienstmedewerker de werkbon kan afronden, moet > er aangegeven worden of het werk is afgerond of niet. Als het werk is > afgerond, dan staat dit vinkje op groen, als het niet is afgerond dan > blijft het wit en is het knopje naar links geschoven. > > 15
Binnen een complete werkbon kan je inzicht krijgen in de geregistreerde uren en de verbruikte materialen. Als je de werkbon opent, dan zie je onder de algemene gegevens het volgende overzicht:
> 1\. Via de knop Bewerken kan je de geregistreerde uren of verbruikte > materialen aanpassen. Zo kan je een urenregel toevoegen of een > urenregel aanpassen. Ditzelfde geldt voor de materialen. Als je de > uren aanpast, dan wordt dit niet automatisch in de urenstaat van de > medewerker verwerkt. Als je dit wel wilt verwerken, dan moet je op de > knop ‘Acties’ en ‘Toevoegen aan urenstaat/project’ klikken. > > 2\. Hier zie je de werkomschrijving, memo en het commentaar dat bij de > werkbon is gegeven. Door dubbel te klikken op de tekst, kan dit ook > nog aangepast worden. Vergeet vervolgens niet om de aangepaste tekst > op te slaan.
Wanneer een werkbon compleet is, dan heb je de mogelijkheid om de werkbon in PDF- of Word-bestand te downloaden. Ook kan je de werkbon mailen naar de klant, de werkbon omzetten naar een factuur of offerte (mits dit wordt gebruikt binnen OutSmart) of de werkbon kopiëren naar een nieuwe werkbon (handig als er bijvoorbeeld meerwerk uit de opdracht is voortgekomen). Dit kan allemaal met de knoppen bovenaan de werkbon, die in deze afbeelding te zien zijn:
> 16
Werkbon zoeken
Als je op zoek bent naar een specifieke werkbon, dan kan je dit bij de klant zoeken via Relaties. Per klant kan je in zijn klantkaart alle werkbonnen bij die specifieke klant terugvinden. Je kunt ook een werkbon zoeken op basis van onder andere werkbonnummer, werkstatus, datum, werknemer of werkbonstatus. Dit kan je handig zoeken via ‘Werkbonnen’.
Hier vind je een lijstweergave van alle werkbonnen die in OutSmart zijn aangemaakt, met als enige uitzondering de werkbonnen die in het archief staan. Door in de lijstweergave rechts bovenin op de knop ‘Filters’ te klikken krijg je de mogelijkheid om specifiek naar bonnen met bepaalde voorwaarden te zoeken.
Je kunt zoeken op klantnummer, -naam, adres of stad van de klant. Ook kan je alleen de werkbonnen weergeven van een bepaald project-, contract-, order- of opdrachtnummer. In de afbeelding hiernaast zie je welke filters er allemaal toegepast kunnen worden.
Onderaan de lijstweergave staan nog enkele grijze knoppen, waarmee je acties kunt uitvoeren op de werkbonnen die je geselecteerd hebt. Het selecteren van een werkbon in de lijstweergave doe je door het lege
vierkantje in de rij van de werkbon aan te klikken. Het lege vierkantje verandert vervolgens in een blauw vierkantje met een vinkje erin.
> \- Door op de knop ‘Selectie archiveren’ te klikken verdwijnen de > geselecteerde werkbonnen uit de lijstweergave, het planbord en de app. > De werkbonnen zijn terug te vinden in het archief (Uitvoering \> > Lijstweergave ‘Archief’). Uiteraard zijn de werkbonnen ook nog te > vinden in de geschiedenis van de klant. > > \- Met de knop ‘Verwerken’ kan je een geselecteerde werkbon naar > werkstatus ‘Afgehandeld’ zetten. > > \- Door op ‘Factureren’ te klikken kan je de geselecteerde > werkbon(nen) omzetten naar een factuur binnen OutSmart. Als je > meerdere werkbonnen selecteert, kan je losse facturen maken of een > verzamelfactuur. Wanneer je de werkbonnen factureert in het gekoppeld > boekhoudsysteem zal je deze optie waarschijnlijk niet vaak gebruiken. > > \- Als je de pdf van de werkbon(nen) wilt weergeven, kan je klikken op > ‘PDF samenvoegen en openen’. Wanneer je meerdere werkbonnen > selecteert, worden de diverse pdf’s onder elkaar in een bestand gezet. > > \- Via ‘Combinatie bon genereren’ kan je de geselecteerde werkbonnen > samenvoegen tot een nieuwe werkbon. Hierdoor kan je de informatie uit > twee werkbonnen samenvoegen en hoeft er maar een werkbon naar je > ERP-systeem en/of de klant. > > 17 > > \- Als je meerdere werkbonnen wilt downloaden, dan kan je een > ZIP-bestand creëren, waarin de pdf van alle geselecteerde werkbonnen > in te vinden is. Dit kan met de knop ‘Toevoegen aan ZIP’.
Vragen?
Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/.
> 18