Handleiding OutSmart
iOS-app
Inhoudsopgave
Inleiding................................................................................................................................................3
Werkbonnen
overzicht
........................................................................................................................4
Werkbon................................................................................................................................................5
> Klantgegevens...................................................................................................................................6 > > Werkdetails........................................................................................................................................6 > > Uren > registreren.................................................................................................................................7 > > Materialen > registreren........................................................................................................................8 > > Foto’s > toevoegen...............................................................................................................................9 > > Afronding > werkbon...........................................................................................................................10
App-instellingen.................................................................................................................................11 Vragen?...............................................................................................................................................12> 2
Inleiding
OutSmart bestaat simpel gezegd uit twee delen, de backoffice en de OutSmart-app. In dit document gaan we in op het gebruik van de OutSmart-app op een Apple-apparaat. De OutSmart-app is bedoeld voor de buitendienst, en gericht op het inzien van de planning van een medewerker en het invullen van de werkbonnen.
In dit document geven wij instructies voor de basis van de app. Het is dus goed mogelijk dat sommige onderdelen niet aan bod komen in deze handleiding of dat er onderdelen in staan die jij niet gebruikt. Deze handleiding is erop gericht om de werking van de app algemeen te bespreken.
De volgende onderdelen komen in deze handleiding aan bod:
> • Werkbonnenoverzicht • Klantgegevens > > • Werkdetails > > • Uren registreren > > • Materialen registreren > > • Foto toevoegen aan de werkbon • Werkbon afronden > > • App instellingen > > 3
Werkbonnen overzicht
Als je de OutSmart app opent kan je via de knop ‘Werkbonnen’ naar het overzicht van werkbonnen die aan jou zijn toegewezen voor de komende periode. Hier zie je de werkbonnen die nog niet zijn afgerond.
In de afbeelding hiernaast zie je het overzicht van de werkbonnen. Verdeeld over de afbeelding staan een drietal cijfers, die hieronder worden uitgelegd.
> 1\. Hier vind je enkele knoppen. De eerste is het scannen van een > QR-code, waarmee een QR-code van een object gescand kan worden. Op > basis hiervan wordt een bestaande werkbon gekoppeld aan dit object > gezocht of een nieuwe werkbon aangemaakt voor dit object. > > De middelste knop staat voor het archief. Hier vind je de werkbonnen > die zijn afgerond. Deze werkbonnen kan je niet meer bewerken. > > Met het plusje kan je een nieuwe werkbon maken vanuit de app. Hier > moet dan uiteraard een klant > > geselecteerd worden en een type werkzaamheid worden gekozen. > > 2\. Elke balk in het overzicht is een werkbon. De werkbonnen staan op > volgorde van datum (oud bovenaan en nieuw onderaan). Per dag dat er > een werkbon is ingepland is een of meerdere werkbonnen inzichtelijk. > Als er meer werkbonnen op een dag staan, dan staan er meer ‘balken’ > onder een datum. De huidige dag staat in het oranje geschreven. > > Per werkbon zie je altijd de naam van de klant, de adresgegevens en de > tijd waartussen de werkbon is gepland. Als je hier meer informatie > wilt zien, is dit per app in te stellen (zie hiervoor het hoofdstuk > ‘App instellingen’). > > 3\. Deze knoppen maken dat je kunt schakelen van het > Werkbonnen-overzicht naar Relatie-overzicht, de TimeSheets of de > Instellingen. Met de Relaties kan je toegang krijgen tot de diverse > klanten binnen jullie account, waar je inzicht krijgt in de adressen, > contactgegevens en ook de objecten en de eerder aangemaakte werkbonnen > (Geschiedenis). > > Via Timesheets kan je inzicht krijgen in de geregistreerde uren die je > op een werkbon hebt geschreven. Maar je kunt hier ook eventuele > indirecte uren (los van een werkbon) registreren. Dit is binnenkort > vanuit een losstaande app ‘TimeSmart’ in te vullen. Hier word je dan > automatisch naar doorgeschakeld. > > 4
Werkbon
Als je vanuit het Werkbonnen-overzicht tapt op een werkbon, dan opent die werkbon en kom je als eerst in het volgende overzicht terecht:
Bij het openen van de werkbon zie je direct een splitsing in de werkbon. Links staat een soort hoofdstuk-indeling en rechts staan de details van het geselecteerde hoofdstuk. Deze splitsing bestaat alleen binnen een iPad, omdat deze een groot scherm heeft. Als je de werkbon opent op een iPhone, dan zie je eerst alleen de hoofdstuk-indeling en kan je vervolgens op een van de hoofdstukken klikken om de details hiervan te bekijken. De verschillende hoofdstukken zullen we in de volgende pagina’s doornemen.
> 5
Klantgegevens
Binnen de klantgegevens krijg je inzicht in het adres waar jij naar toe moet, maar ook de eventuele contactgegevens van de klant. Door op het e-mailadres te tappen kan je een mail naar de klant sturen en hetzelfde geldt voor een eventueel telefoonnummer dat bij de klant bekend is. Als je op het telefoonnummer tapt kan je bellen naar de klant (mits je de app op een telefoon gebruikt).
Via de knop Geschiedenis (helemaal onderaan), kan je inzicht krijgen in de andere werkbonnen die zijn aangemaakt voor deze klant.
Werkdetails
> Bij de werkdetails vind je de werkomschrijving (wat moet er gedaan > worden), maar ook de interne memo (een notitie die niet aan de klant > getoond kan worden). Eventueel kan er nog commentaar/opmerkingen > toegevoegd worden of extra velden. Dit kan je aanpassen via de oranje > knop ‘Wijzig’ rechtsboven in beeld. > > Als er documenten als bijlage aan de werkbon zijn toegevoegd, vind je > deze ook bij de werkdetails bij documenten. In het voorbeeld hiernaast > zie je dus dat er twee documenten aan de werkbon zijn toegevoegd. > > Zo nodig kan ook een markering aan de werkbon meegegeven worden > (bijvoorbeeld. ‘Meerwerk’, ‘Klant niet aanwezig’ of ‘Offerte > opgevraagd’). Dit kan je doen via Werkstatus. > > Onderaan de werkdetails kan je ook het bonnummer terugvinden. Dit is > altijd een uniek nummer voor die werkbon binnen OutSmart. > > 6
Uren registreren
Op een werkbon kan je registreren hoe veel tijd je hebt gewerkt en hoeveel tijd je hebt gereisd. Dit kan je beide doen via de timer die boven de indeling van de werkbon staat. Hier is een Start-knop te vinden, waarop je kunt tappen. Zodra je de timer start, krijg je
de vraag of je de reizen-timer of de werken-timer wilt starten. Op basis van de keuze die je hier maakt, wordt er dus tijd geschreven voor werken of reizen.
De timer kan je starten wanneer de reis of het werk begint en zodra je het einde van de reis of de werkopdracht hebt bereikt, kan je weer op de timer klikken en stopt de tijd. Deze wordt dan direct toegevoegd aan het hoofdstuk ‘Uren’ als urenregel.
Bij het stoppen van de werktimer, krijg je nog de keuze of je op dat moment start met een werkpauze of dat je meerdere medewerkers wilt toevoegen. Als je kiest voor Start werkpauze, gaat er een nieuwe timer lopen. Wanneer je pauze klaar is en je het werk weer hervat, kan je weer op de timer klikken, zodat de werktimer weer gaat lopen. Uiteindelijk komt dit in dezelfde uurregel te staan, maar wordt de pauzetijd van de totale tijd afgetrokken.
Bij het selecteren van ‘Medewerkers toevoegen’ kan je collega’s met wie je aan het werk bent selecteren, zodat ook voor hen de werktijd wordt geschreven.
De geregistreerde uren vind je terug in het hoofdstuk ‘Uren’ binnen die werkbon. Per medewerker en per uursoort is een
uurregel te zien. Mocht je een uurregel willen aanpassen, dan kan dit door de desbetreffende regel te tappen, en rechtsboven op Wijzig te tappen. Dan kan de start- of eindtijd aangepast worden of in het geval van reistijd kunnen daar ook de reiskm’s genoteerd worden.
Bij de urenregels kan ook via het plusje rechts bovenin een urenregel toegevoegd worden in plaats van via de timer. Door op het plusje te klikken, kan je de datum, begin- en eindtijd, medewerkers en werk- of reistijd noteren.
> 7
Materialen registreren
Op een werkbon kan je ook verbruikte materialen registreren. Dit doe je bij het hoofdstuk Materialen. Als je daarop tapt krijg je een overzicht van de materialen die al geregistreerd zijn aan de werkbon. Als er geen materialen op de werkbon staan, dan staat er dus ook niks in dit hoofdstuk. Je kunt rechtsboven in op het plusje tappen om een materiaal toe te voegen. Als je dat doet, krijg je het volgende te zien:
> style="width:2.51111in;height:4.33264in" />Je kunt hier direct zoeken > naar materialen via de grijze balk met ‘Zoek materialen’. Hier kan je > zoeken op artikelomschrijving en/of artikelcode. Je ziet dan alleen de > materialen die voldoen aan jou zoekterm. > > Als de materialen zijn ingedeeld in categorieën, kan je ook eerst op > een categorie tappen, waarna een selectie van materialen getoond > wordt, die alleen in die categorie staan. > > Onderaan staan nog twee knoppen, namelijk ‘Nieuw materiaal’ en ‘Scan > code’. Door op ‘Nieuw materiaal’ te tappen, kan je vanuit de app een > materiaal aan de werkbon toevoegen, dat nog niet bekend is in het > systeem. Het is afhankelijk van de voorkeuren van jouw bedrijf, of dit > wel of niet wenselijk is. > > Als een materiaal een streepjescode heeft, dan kan je deze scannen met > de knop ‘Scan code’. Dan opent de camera in de app en kan je de
streepjescode scannen. Als de code overeenkomt met de artikel-, bar- of EAN-code dat bekend is in het systeem, voegt de app het juiste materiaal toe aan de werkbon.
Als je een artikel hebt geselecteerd zie je de details van het materiaal en kan je aangeven hoeveel stuks/meter/liter je hebt verbruikt. Je ziet de naam van het materiaal, de code en de eenheid. Standaard komt het aantal stuks op 1 te staan, maar je kunt dit wijzigen door te tappen op de 1. Door vervolgens op ‘Gereed’ te tappen, voeg je het materiaal toe aan de werkbon.
> 8
Foto’s toevoegen
Als er bijzonderheden zijn bij de klus of als je wilt registreren hoe jij de werkplek hebt aangetroffen of hebt achtergelaten, dan kan je dit doen door een foto toe te voegen aan de werkbon. In het hoofdstuk foto’s kan je ook weer rechtsboven op het plusje tappen, waarna je een keuze krijgt.
> 1\. Neem Foto: Door hiervoor te kiezen, opent de OutSmart-app de > camera en neem je vanuit de app een foto. > > 2\. Kies Foto uit Bibliotheek: Hiermee kan je een eerder gemaakte foto > uit de bibliotheek van je toestel toevoegen aan de werkbon. > > 3\. Nieuwe schets: met deze functie kan je een schets maken op het > toestel en dit als afbeelding toevoegen aan de werkbon.
Zodra een foto of schets is toegevoegd aan de werkbon, kan je hier een omschrijving aan meegeven. Ook kan je de foto nog bewerken via het
> icoontje: . Hiermee kan je een tekening maken op de foto, waardoor je > bijvoorbeeld een cirkel kan zetten om een deel dat opvalt. > > Met het prullenbakje kan je de foto verwijderen, maar dit kan ook door > in het foto-overzicht de te verwijderen foto naar links te swipen. > > 9
Afronding werkbon
Als alle informatie in de werkbon is geregistreerd, dan moet deze nog afgerond worden. Met het afronden verzend je de werkbon naar het kantoor en geef je dus aan dat de opdracht is uitgevoerd. Afhankelijk van de instellingen van het systeem wordt de werkbon ook per mail aan de klant verstuurd.
Dit afronden doe je door onderaan de hoofdstukindeling van de werkbon op de knop ‘Bevestig en Onderteken’ te tappen. Dan kom je in een korte samenvatting van de werkbon, waarin je de werkomschrijving, de geregistreerde uren en materialen te zien krijgt. Door op de knop ‘Ondertekenen’ te tappen, kan de klant een handtekening onder de werkbon zetten. Daarboven bij ‘Ondertekend door’ wordt automatisch de contactpersoon van de desbetreffende klant ingevuld, maar dit kan je ook nog aanpassen, als de persoon die ondertekend iemand anders is.
Als je onder de handtekening hebt aangegeven of de werkzaamheden gereed of niet gereed zijn, kan je de werkbon ‘Verzenden’ rechtsboven in de samenvatting. Als de app verbinding heeft, verstuurd die de werkbon naar kantoor en eventueel de klant. In de app ga je terug naar je planning, voor de volgende werkbon.
> 10
App-instellingen
Door in de app onderaan op de knop ‘Instellingen’ te tappen, kan je diverse onderdelen wijzigen. In de afbeelding zien we weer de weergave vanaf een tablet, waarin het linkerdeel de hoofdstukindeling van de instellingen is en het rechterdeel de specificaties van dat hoofdstuk.
In deze handleiding staan we alleen stil bij ‘App instellingen’ en ‘Synchroniseren’. Als de app verbinding heeft (wifi of mobiele data), dan synchroniseert de app automatisch jouw werkbonnen en materialen. Maar als er instellingen wijzigen, dan moet je dit handmatig synchroniseren, via Instellingen.
Bij ‘App instellingen’ kan je onder andere aanpassen welke informatie jij in de werkbon in het overzicht wilt zien (via Werkbonnen Overzicht velden), maar ook welke navigatie-app je wilt gebruiken, als je op een adres tapt (mogelijkheden zijn: Apple Kaarten, Google Maps en Waze).
Je kunt hier ook via ‘Minimale Werk-interval’ instellen dat de tijd niet per minuut, maar bijvoorbeeld per tien minuten of per kwartier geregistreerd wordt. Als dit wordt ingesteld op 15 minuten, en jij hebt 1:35 uur gewerkt, dan wordt er 1:45 op de werkbon genoteerd.
> 11
Vragen?
Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/.
> 12