Handleiding OutSmart
Android-app
Inhoudsopgave
Inleiding................................................................................................................................................3
Menu......................................................................................................................................................4
Werkbonnen
overzicht
........................................................................................................................5
> Planning > lijstweergave.......................................................................................................................6
Werkbon................................................................................................................................................7> Klantgegevens...................................................................................................................................8 > > Werkdetails........................................................................................................................................8 > > Uren > registreren.................................................................................................................................9 > > Materialen > registreren......................................................................................................................11 > > Foto’s > toevoegen.............................................................................................................................12 > > Afronding > werkbon...........................................................................................................................13
Instellingen.........................................................................................................................................14 Vragen?...............................................................................................................................................14> 2
Inleiding
OutSmart bestaat simpel gezegd uit twee delen, de backoffice en de OutSmart-app. In dit document gaan we in op het gebruik van de OutSmart-app op een Android-apparaat. De OutSmart-app is bedoeld voor de buitendienst, en gericht op het inzien van de planning van een medewerker en het invullen van de werkbonnen.
In dit document geven wij instructies voor de basis van de app. Het is dus goed mogelijk dat sommige onderdelen niet aan bod komen in deze handleiding of dat er onderdelen in staan die jij niet gebruikt. Deze handleiding is erop gericht om de werking van de app algemeen te bespreken.
De volgende onderdelen komen in deze handleiding aan bod:
> • Werkbonnenoverzicht • Klantgegevens > > • Werkdetails > > • Uren registreren > > • Materialen registreren > > • Foto toevoegen aan de werkbon • Werkbon afronden > > • App instellingen > > 3
Menu
Wanneer je de app opent, kan linksboven in de hoek op drie horizontale streepjes geklikt worden (het zogenaamde hamburger-menu). Als je daarop klikt of als je vanaf de linkerzijkant naar rechts sleept, krijg je het menu van de OutSmart-app te zien.
Afhankelijk van de instellingen vanuit kantoor zie je hier drie tot zes verschillende items, zoals in de afbeelding hiernaast is te zien. De items brengen je bij verschillende onderdelen van de app.
> 1\. Dashboard: Hier vind je een overzicht van je profiel, de uren die > je deze week hebt gewerkt en welke werkbonnen er deze dag en deze week > in de planning staan. > > 2\. Werkbon (optioneel): Door op deze knop te tappen, kan je een > nieuwe werkbon aanmaken. Een nieuwe werkbon moet minimaal aan twee > voorwaarden voldoen: Type werkzaamheid en Klant. Verder kan je ook de > werkomschrijving invullen, maar dit is niet verplicht. > > 3\. Overzicht: In het overzicht vind je jouw planning. Hier staan de > werkbonnen die aan jou zijn toegewezen. Je kunt hier een > agenda-weergave inzien en een lijstweergave. Hier komen we verderop in > deze handleiding uitgebreider op terug. > > 4\. Klanten (optioneel): Bij klanten vind je de diverse klanten die in > het account van jouw bedrijf bekend zijn. Je kunt de klantgegevens > inzien, maar ook eventuele objecten en notities bij de klant. > > 5\. Timesheet (optioneel): Hiermee kan jij bijhouden welke uren je > geregistreerd hebt. Maar je kunt hier ook eventuele indirecte uren > (uren die niet in een werkbon geregistreerd worden) schrijven. > > 6\. Instellingen: Hier vind je de instellingen van de app, waar je > persoonlijke voorkeuren kunt instellen. Hier komen we verderop in deze > handleiding uitgebreider op terug. > > 4
Werkbonnen overzicht
Als je het menu in de OutSmart-app opent kan je via de knop ‘Overzicht naar het overzicht van werkbonnen die aan jou zijn toegewezen voor de komende periode.
In de afbeelding hiernaast zie je het overzicht van de werkbonnen. Verdeeld over de afbeelding staan een drietal cijfers, die hieronder worden uitgelegd.
> style="width:0.20833in;height:0.22222in" />1. Boven het overzicht > staan enkele knoppen. Helemaal links kan je op de ververs-knop > klikken. Hiermee geef je de app de opdracht om nieuwe werkbonnen > vanuit kantoor in het overzicht op je app te zetten. Dit doet de app > ook automatisch, maar je kunt dit forceren met de ververs-knop. > > In dezelfde rij vind je de knop ‘Vandaag’ waarmee je eenvoudig naar de > planning van vandaag kunt gaan. > > Links in deze rij vind je de knop ‘Lijst’, waarmee je de weergave van > de werkbonnen anders kunt maken. In plaats van een agenda-weergave met > alle dagen, zie je dan alleen een lijst met de werkbonnen. Op de > volgende pagina is hier een voorbeeld van te zien. > > 2\. Elke balk in het overzicht is een werkbon. De werkbonnen staan op > de datum dat ze zijn ingepland op volgorde van tijd. Per dag dat er > een werkbon is > > ingepland is een of meerdere werkbonnen inzichtelijk. Als er meer > werkbonnen op een dag staan, dan staan er meer ‘balken’ onder een > datum. De huidige dag is aangegeven via het rondje om de datum. > > Per werkbon zie je altijd de naam van de klant, de adresgegevens en de > tijd waartussen de werkbon is gepland. Als je hier meer informatie > wilt zien, is dit per app in te stellen (zie hiervoor het hoofdstuk > ‘Instellingen’). > > Als een werkbon groen is gekleurd, dan is dit een nieuwe werkbon en > heb je er vanuit de app nog niks in aangepast of toegevoegd. Een geel > gekleurde werkbon heb je al informatie in aangepast (bijvoorbeeld > werkomschrijving, uren of materialen toegevoegd). > > Werkbonnen die je al hebt uitgevoerd, blijf je ook in je planning > zien, maar deze zijn helemaal grijs gekleurd. Rechts in de werkbon > staat dan ‘Verzonden’. Deze werkbon kan jij nog wel inzien, maar niet > meer aanpassen. > > 3\. Via deze knop kan je een nieuwe werkbon maken vanuit de app. Hier > moet dus in ieder geval een klant geselecteerd worden en een type > werkzaamheid aangegeven worden. Je kunt ook een nieuwe werkbon maken, > door op een lege dag in de agenda te klikken. > > 5
Planning lijstweergave
De weergave van de werkbonnen kan ook in een lijst worden getoond. Dan zie je een lijst met alle werkbonnen die aan jou zijn toegewezen. Door op een werkbon te klikken, opent die werkbon en kan je deze invullen.
De kolommen die nu zichtbaar zijn, kunnen aangepast worden via de Instellingen (zie het hoofdstuk ‘Instellingen’).
In deze lijstweergave kan ook gezocht worden naar werkbonnen door ordernummer, plaatsnaam, contactpersoon of andere informatie uit de werkbon. Dit zoeken doe je via de witte balk met ‘Zoeken’.
Boven in het scherm kan je ook filteren. In bovenstaande afbeelding zie je dat alle werkbonnen getoond worden, maar je kunt ook alleen werkbonnen van vandaag tonen.
Wanneer je wilt schakelen naar de Agenda-weergave kan je eenvoudig boven in het scherm op ‘Agenda’ tappen.
> 6
Werkbon
Als je vanuit het Werkbonnen-overzicht tapt op een werkbon, dan opent die werkbon en kom je als eerst in het volgende overzicht terecht:
Bij het openen van de werkbon zie je direct een splitsing in de werkbon. Links staat een soort hoofdstuk-indeling en rechts staan de details van het geselecteerde hoofdstuk. Deze splitsing bestaat alleen binnen een tablet, omdat deze een groot scherm heeft. Als je de werkbon opent op een telefoon, dan zie je eerst alleen de hoofdstuk-indeling en kan je vervolgens op een van de hoofdstukken klikken om de details hiervan te bekijken. De verschillende hoofdstukken zullen we in de volgende pagina’s doornemen.
> 7
Klantgegevens
Binnen de klantgegevens krijg je inzicht in het adres waar jij naar toe moet, maar ook de eventuele contactgegevens van de klant. Door op het e-mailadres te tappen kan je een mail naar de klant sturen en hetzelfde geldt voor een eventueel telefoonnummer dat bij de klant bekend is. Als je op het telefoonnummer tapt kan je bellen naar de klant (mits je de app op een telefoon gebruikt).
Je kunt ook op het adres tappen, om naar een navigatie-app op je telefoon/tablet doorgestuurd te worden.
Via de knop Geschiedenis (helemaal onderaan), kan je inzicht krijgen in de andere werkbonnen die zijn aangemaakt voor deze klant.
Werkdetails
> style="width:0.26389in;height:0.23611in" />Bij de werk details vind je > de werkomschrijving (wat moet er gedaan worden), maar ook de interne > memo (een notitie die niet aan de klant getoond kan worden). Eventueel > kan er nog commentaar/opmerkingen toegevoegd worden of extra velden. > Dit kan je aanpassen via de het potloodje rechtsboven in beeld. > > Als er documenten als bijlage aan de werkbon zijn toegevoegd, vind je > deze ook bij de werkdetails bij documenten. Als er geen documenten als > bijlage aan de werkbon zijn toegevoegd, staat de optie documenten dus > ook niet in de werkdetails. > > Zo nodig kan ook een markering aan de werkbon meegegeven worden > (bijvoorbeeld. ‘Meerwerk’, ‘Klant niet aanwezig’ of ‘Offerte > opgevraagd’). Dit kan je doen door de Werkstatus te wijzigen, door > hierop te tappen of via het potloodje.
Onderaan de werkdetails kan je ook het bonnummer terugvinden. Dit is altijd een uniek nummer voor die werkbon binnen OutSmart. Daarbij vind je ook of er schaduw geplande werknemers aan de bon zijn toegewezen. Dit zijn collega’s die meegaan met de opdracht, maar de bon niet kunnen bewerken.
> 8
Uren registreren
Op een werkbon kan je registreren hoe veel tijd je hebt gewerkt en hoeveel tijd je hebt gereisd. Dit kan je beide doen via de timer die boven de indeling van de werkbon staat. Hier is een Start-knop te vinden,
waarop je kunt tappen. Zodra je de timer start, krijg je de vraag of je de reizen-timer (auto-icoontje: ) of de werken-timer (sleutel-icoontje: ) wilt starten. Op basis van de keuze die je hier maakt, wordt er dus tijd geschreven voor werken of reizen.
De timer kan je starten wanneer de reis of het werk begint en zodra je het einde van de reis of de werkopdracht hebt bereikt, kan je weer op de timer klikken en stopt de tijd. Zodra je de timer stopt, kom je in een scherm voor het maken van een nieuwe urenregel (het registreren van je werk- of reistijd).
> 1\. Op basis van de timer heeft de app zelf de datum, begin- en > eindtijd ingevuld. Mocht dit niet kloppen, dan kan je deze hier nog > aanpassen. Ook kan je pauzeperiode registreren. Let op: pauze moet > in minuten geschreven worden. > > 2\. Afhankelijk hoe OutSmart voor jouw bedrijf is ingericht, kan de > app zelf het juiste uursoort/tarief selecteren of anders moet je dit > zelf nog doen bij ‘Uursoort’. Als het zo is ingesteld dat het uursoort > automatisch goed wordt gekozen, dan hoef je hier niks aan te klikken > en zal na het toevoegen van de uren het correcte uursoort gekozen > worden. Mogelijk zijn er meerdere skills aan jou toegewezen, waardoor > je bij het schrijven van je uren moet aangeven vanuit welke > vaardigheid je deze uren schrijft. > > 3\. Als je bij het starten van de timer hebt aangevinkt dat je aan het > reizen bent, dan staat hier het vinkje reistijd aan. Eventueel kan je > dit alsnog hier aanvinken. > > Wanneer je met meerdere collega’s aan de opdracht hebt gewerkt, dan > kan jij hier ook de uren van je collega’s schrijven, door te klikken > op ‘Medewerkers geselecteerd’. > > 9
De uren worden pas geschreven op de werkbon, als je onderaan klikt op de zwarte balk met de tekst ‘Uren toevoegen’. Je kunt ook links bovenin op het kruisje klikken, maar dan annuleert de app het toevoegen van de werkperiode, dus wordt er niks op de werkbon geschreven.
De geregistreerde uren vind je terug in het hoofdstuk ‘Uren’ binnen die werkbon. Per medewerker en per uursoort is een uurregel te zien. Mocht je een uurregel willen aanpassen, dan kan dit door de desbetreffende regel te tappen. Dan kan de start- of eindtijd aangepast worden of in het geval van reistijd kunnen daar ook de reiskm’s genoteerd worden. Als je het bovenstaande overzicht naar rechts swipet, kom je bij een oranje prullenbak, waarmee je de urenregel kunt verwijderen.
Bij de urenregels kan ook via het plusje rechts bovenin of rechts onderin een urenregel toegevoegd worden in plaats van via de timer. Door op het plusje te klikken, kan je de datum, begin- en eindtijd, medewerkers en werk- of reistijd noteren.
> 10
Materialen registreren
Op een werkbon kan je ook verbruikte materialen registreren. Dit doe je bij het hoofdstuk Materialen. Als je daarop tapt krijg je een overzicht van de materialen die al geregistreerd zijn aan de werkbon. Als er geen materialen op de werkbon staan, dan staat er dus ook niks in dit hoofdstuk. Je kunt rechtsboven of rechtsonder op het plusje tappen om een materiaal toe te voegen. Als je dat doet, krijg je het volgende te zien:
Je kunt hier direct zoeken naar materialen via de balk met ‘Zoek materiaal’. Hier kan je zoeken op artikelomschrijving en/of artikelcode. Je ziet dan alleen de materialen die voldoen aan jou zoekterm.
Als de materialen zijn ingedeeld in categorieën, kan je ook eerst op ‘Categorieën’ tappen, waarna een selectie van materialen getoond wordt, die alleen in die categorie staan.
Als een materiaal een streepjescode heeft, dan kan je deze scannen met de knop ‘Scan barcode’. Dan opent de camera in de app en kan je de streepjescode scannen. Als de code overeenkomt met de artikel-, bar- of EAN-code dat bekend is in het systeem, voegt de app het juiste materiaal toe aan de werkbon.
Door op het plusje te tappen kan je een Nieuw materiaal toevoegen, dat nog niet bekend is in het systeem. Het is afhankelijk van de voorkeuren van jouw bedrijf, of dit wel of niet wenselijk is.
Als je een artikel hebt geselecteerd zie je de details van het materiaal en kan je aangeven hoeveel stuks/meter/liter je hebt verbruikt. Je ziet de naam van het materiaal, de code en de eenheid. Standaard komt het aantal stuks op 1 te staan, maar je kunt dit wijzigen door te tappen op de 1. Door vervolgens op ‘Materiaal toevoegen’ te tappen, voeg je het materiaal toe aan de werkbon.
> 11
Foto’s toevoegen
Als er bijzonderheden zijn bij de klus of als je wilt registreren hoe jij de werkplek hebt aangetroffen of hebt achtergelaten, dan kan je dit doen door een foto toe te voegen aan de werkbon. In het hoofdstuk foto’s kan je ook weer rechtsboven of -onder op het plusje tappen, waarna je een keuze krijgt.
> 1\. Camera: Door hiervoor te kiezen, opent de OutSmart-app de camera > en neem je vanuit de app een foto. > > 2\. Galerij / Documenten: Hiermee kan je een eerder gemaakte foto van > je toestel toevoegen aan de werkbon. > > 3\. Schets: met deze functie kan je een schets maken op het toestel en > dit als afbeelding toevoegen aan de werkbon.
Zodra een foto of schets is toegevoegd aan de werkbon, vind je de foto terug in het foto overzicht. Je kunt hier de foto een opmerking meegeven, door te tappen op de tekst’ Opmerking foto’ en de omschrijving in te vullen. Dit sla je op door weer terug te gaan naar het foto overzicht.
Elke foto is alsnog te verwijderen via het prullenbakje ( ). Ook kan je de foto op het volledige scherm zien, door op de foto te klikken of op het oogje ( ) boven de prullenbak.
> 12
Afronding werkbon
Als alle informatie in de werkbon is geregistreerd, dan moet deze nog afgerond worden. Met het afronden verzend je de werkbon naar het kantoor en geef je dus aan dat de opdracht is uitgevoerd. Afhankelijk van de instellingen van het systeem wordt de werkbon ook per mail aan de klant verstuurd.
Dit afronden doe je door onderaan de hoofdstukindeling van de werkbon op de knop ‘Afronden’ te tappen. Dan kom je in een korte samenvatting van de werkbon, waarin je de werkomschrijving, de geregistreerde uren en materialen te zien krijgt. Je kunt diverse onderdelen ‘Verbergen’ of juist ‘Tonen’. Zo nodig kan je nog commentaar toevoegen via het tekstballonnetje.
Door op het witte vlak achter ‘Handtekening klant’ te tappen, kan de klant een handtekening onder de werkbon zetten. Daarboven bij ‘Ondertekend door’ wordt automatisch de contactpersoon van de desbetreffende klant ingevuld, maar dit kan je ook nog aanpassen, als de persoon die ondertekend iemand anders is.
Als bij Overig is aangegeven of de werkzaamheden gereed of niet gereed zijn, kan je de werkbon ‘Verzenden’ rechtsonder de samenvatting. Als de app verbinding heeft, verstuurd die de werkbon naar kantoor en eventueel de klant. In de app ga je terug naar je planning, voor de volgende werkbon.
> 13
Instellingen
Door in het app-menu onderaan op de knop ‘Instellingen’ te tappen, kan je diverse onderdelen wijzigen. Bij de instellingen vind je de knop ‘Synchroniseren’. Als de app verbinding heeft (wifi of mobiele data), dan synchroniseert de app automatisch jouw werkbonnen en materialen. Maar als er instellingen wijzigen vanuit kantoor, dan moet je dit handmatig synchroniseren, via Instellingen.
Bij ‘App instellingen’ kan je onder andere aanpassen welke informatie jij in de werkbon in het overzicht wilt zien (via Overzicht kolommen voor de lijstweergave en Agenda kolommen voor de agenda weergave).
Je kunt hier ook via ‘Minuten interval’ instellen dat de tijd niet per minuut, maar bijvoorbeeld per tien minuten of per kwartier geregistreerd wordt. Als dit wordt ingesteld op 15 minuten, en jij hebt 1:35 uur gewerkt, dan wordt er 1:45 op de werkbon genoteerd.
Ook vind je bij de Instellingen eventuele certificaten die vanuit kantoor zijn toegevoegd aan jou account. Zo kun je altijd aantonen dat je nog geldige certificaten hebt.
Vragen?
Als er vragen zijn over dit onderdeel van OutSmart, dan kan je uiteraard terecht bij onze support-afdeling, via https://support.out-smart.com/.
> 14